assistante de direction H/F
Les Agences de l Eau et de l ONEMA
Nanterre, France
il y a 12j

Définition des fonctions

Poste publié dans le cadre d’une réorganisation actée en CT du 08 février 2018, ce poste est à pouvoir prioritairement en INTERNE.

Dans le contexte de création de la direction Seine francilienne il est attendu du tandem directeur / assistant de direction de faire progresser en continu les modes de fonctionnement collectifs pour les adapter à la nouvelle structure et être identifié par tous comme un binôme facilitateur.

L’assistant de direction :

en coordination avec les autres services de la direction et est garant des procédures collectives mises en place

Planification des périodes d’examen des DT / CT ; organisation amont du dosier de la Commission des en relation avec les chefs de service.

Organisation des envois des titres et conventions et des avenants.

Programmation des réunions des chefs de services, des AG.

Planning des congés, intérims des chefs de service et des assistantes de la direction

  • gestion des courriers signalés, des parapheurs urgents, archivage électronique
  • ordre du jour et compte rendu des réunions de chefs de service
  • agenda et appels téléphoniques
  • organisations de réunions externes et internes, dossiers de préparation des réunions et déplacements
  • assure un suivi du budget (selon compétence)
  • assure la fonction de CRH (correspondant ressources humaines)
  • appui pour l’organisation des évenements de communication (sauf Forum / Comiter)
  • appui gestion des dossiers d’aides
  • Il contribue au bon fonctionnement de la direction en pilotant ou participant aux chantiers collectifs (envois en nombre, forums .

  • il est améné à assurer l’interim d’un de ses collègues assistant de service.
  • Savoirs :

    Connaissance des méthodes de classement et archivage électronique

    Connaissance des techniques de gestion du courrier, des communications téléphoniques, de la rédaction des comptes rendus de réunions, de la gestion d'un emploi du temps

    Savoirs faire :

    Ecouter en faisant preuve d’amabilité et traiter une demande ou un besoin émis par une personne, un public, en y répondant directement ou en l’orientant vers la personne, le service compétent

    Représenter la direction éventuellement au sein des réseaux

    Utiliser les outils et logiciels métiers nécessaires à la réalisation de ses tâches

    Evaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences et agir en conséquence

    Appliquer, faire appliquer et rappeler les règles et procédures par une mobilisation des moyens appropriés

    Faire preuve d’initiative pour des évolutions d’outils au profit du collectif

    Savoirs être :

    Coopérer avec autrui et contribuer, au sein d’une équipe ou d’un projet, à l’atteinte d’un objectif commun

    Prendre spontanément, dans son champ de responsabilité, les dispositions susceptibles d’optimiser son action

    Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

    Placé sous l’autorité du directeur.

    Participe à la réunion des chefs de service, participe au réseau des assistantes et des correspondants CRH.

    Date limite de candidature

    Conditions d'accès

    Bac+2 ou tout autre diplôme certifié de niveau III dans le domaine du

    secrétariat

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