ATTACHE DE DIRECTION H / F
Humanis
Lille
il y a 18j

ATTACHE DE DIRECTION H / F

  • Faciliter la réalisation des activités de la direction en assistant dans la préparation des dossiers et l'accomplissement de sa mission en termes d'organisation, de traitement de l'information, de suivi d'application des décisions
  • Assurer l’interface entre la Direction Générale, les directions internes et externes et prendre en charge des dossiers à caractère spécifique.
  • Participer à la planification et la priorisation des activités :

  • Mettre à jour et optimiser les agendas et planning de la Direction
  • Planifier et proposer la priorisation des réunions, les rendez-vous et congés
  • Suivre les échéanciers et les faire respecter
  • Détecter les problèmes urgents à soumettre à la Direction et en définir les priorités
  • Gérer l'organisation et le budget des réceptions, la relation avec les prestataires de restauration et la supervision des prestations.
  • Assurer le traitement des informations spécifiques à la Direction :

  • Participer aux différentes réunions des instances de gouvernance, rédiger les comptes rendus de comités de direction, contrats, relevé de décisions.
  • procès-verbaux.. en respectant leur niveau de confidentialité et en assurant leur suivi

  • Assurer la mise en forme de la documentation
  • Réaliser des statistiques, assurer le suivi et l'adaptation des tableaux de bord, effectuer le suivi budgétaire en émettant les alertes et en contrôlant le respect des engagements contractuels
  • Concevoir et adapter les procédures administratives
  • Piloter la réalisation et le suivi d'activités administratives spécifiques au domaine (comités et commissions,...)
  • Intervenir dans la réalisation et le contrôle qualité de supports ou d'actions de communication internes et externes à destination des collaborateurs ou de publics extérieurs.
  • Assurer la recherche des informations, élaborer et proposer le plan de classement, les normes de gestion documentaire pour la Direction :

  • Constituer, alimenter et mettre à jour les dossiers et les fichiers à caractère confidentiel et stratégique : effectuer des recherches documentaires, consolider et synthétiser des informations
  • Contrôler les informations et réaliser leur diffusion
  • Organiser et mettre en œuvre le classement des dossiers papiers et numériques
  • Assurer la traçabilité des échanges et décisions
  • Assurer l'interface et la priorisation dans les relations internes ou externes :

  • Assurer l'accueil des visiteurs, filtrer et transmettre les communications téléphoniques, prendre en charge les demandes spécifiques et les solutionner
  • Orienter les différents interlocuteurs de la Direction au regard des priorités
  • Réceptionner, prioriser et traiter les courriers et courriels
  • Assurer la conception des modèles de courrier et rédiger la correspondance
  • Assurer les relances le cas échéant, le respect des délais et des circuits de validation
  • Organiser ou superviser l'organisation des réunions et des déplacements de la Direction :
  • superviser ou mettre en œuvre les conditions matérielles de réservation des lieux, des moyens de transport et de restauration
  • gérer les invitations et les relations avec les intervenants et veiller à la tenue du planning
  • suivre les notes de frais
  • Rendre compte de son activité auprès de son responsable hiérarchique selon les normes et procédures fixées par sa hiérarchie (éléments quantitatifs et qualitatifs)
  • Peut piloter et animer fonctionnellement ou hiérarchiquement un(e) ou plusieurs assistant(e)s.
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