Assistante de programmes immobiliers H/F
SCET
Evry
il y a 7j

Mission

L'Assistante de programmes immobiliers assure le secrétariat classique des chefs de projets et du responsable de pôle, ainsi que l'assistance

administrative, financière et commerciale durant toutes les phases de la réalisation des opérations. Elle intervient spécifiquement en appui dans la phase de commercialisation des projets.

Les activités correspondent aux situations professionnelles que le titulaire rencontre ou encore aux actions dont les résultats et la qualité peuvent être mesurées.

1. Assurer le secrétariat classique des Responsables d'opérations

  • Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil
  • Traiter le courrier entrant et sortant
  • Organiser et traiter le classement
  • Gérer les agendas et les rendez-vous
  • Organiser et préparer les déplacements et les réunions
  • Archiver les dossiers selon la méthode définie.
  • 2. Assurer une fonction d'accueil et d'information du public

  • Accueillir et orienter les interlocuteurs
  • Recueillir les données relatives à la vente.
  • 3. Assurer le suivi administratif des opérations, depuis l'appel d'offres jusqu'à la

    réception

  • Constituer les dossiers de lancement et gestion des appels d'offres
  • Analyser les candidatures
  • Contrôler et suivre les marchés (GO7)
  • Contrôler les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement
  • Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier
  • Etablir l'ensemble des documents financiers (demande d'acompte, état financier des opérations etc.)
  • Suivre le dossier d'assurance, de son établissement jusqu'au transfert et quitus
  • Suivre les états de solde, quitus, mains levées bancaires et dossiers de clôture.
  • 4. Assurer une fonction d'alerte et d'interface

  • S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
  • Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
  • Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter )
  • Assurer à la demande des chefs de projets, les contacts avec les tiers (Maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs )
  • Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les chefs de projets.
  • 5. Assurer une fonction d'appui à la commercialisation

  • Pré-commercialisation, préparation des actions à mener avant la mise en vente
  • Préparer le contrat de réservation, les outils de gestion et la grille de vente
  • Organiser la circulation de l'information et gérer les contacts avec la clientèle
  • Accompagner les actions commerciales et préparer la vente avec le commercialisateur et l'étude notariale désignée (Préparer les contrats de vente et contrôler les actes juridiques en lien avec l'étude notariale )
  • Gestion préventive du planning en suivant les échéances commerciales et opérationnelles
  • Gérer la relation et la satisfaction-clients, avant, pendant et après la vente (SAV).
  • Compétences attendues :

  • Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point, Outlook)
  • Maîtrise des logiciels de gestion (GO7)
  • Notions de gestion et de comptabilité
  • Connaissance des règlementations liées à la vente en immobilier
  • Connaissance des marchés publics et de leurs procédures.
  • Aptitudes et motivations, comportements professionnels

  • Rigueur, méthode
  • Sens commercial et de la communication
  • Sens de l'organisation et gestion de son temps de travail
  • Disponibilité
  • Qualités relationnelles
  • Discrétion et confidentialité
  • Goût pour le travail en équipe et du reporting
  • Polyvalence.
  • Le poste est un CDD de 8 mois et basé à EVRY (91).

    Rémunération suivant profil.

    Disponibilité : à partir du 27 août 2018

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