Secrétaire médical
l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris
Paris, France
il y a 10j

ACTIVITES

Assurer le secrétariat du Chef de Service et de l’Adjoint (2 PUPH)

Activité médicale

  • Prise des rendez-vous par téléphone / et / ou accueil physique (ORBIS).
  • Prise de rendez-vous divers au sein de l’hôpital ou à l’extérieur de l’hôpital.
  • Inscription des patientes sur le logiciel de bloc opératoire (IPOP).
  • Courrier de consultation, comptes rendus d’hospitalisation, courrier de sortie (Mediweb, Fusion).
  • Tenue des dossiers.
  • Réception, ouverture et répartition du courrier.
  • Numérotation des documents reçus en vue de classement. Rangement des dossiers.
  • Etablissement de documents divers (duplicata d’ordonnance etc.).
  • Comptes rendus opératoires.
  • Gestion des demandes et des copies de dossiers adressées par les patientes ou par la direction des relations avec les usagers.
  • Gestion des plaintes et réclamations.
  • Activité administrative

  • Gestion des agendas du Pr DOMMERGUES et du Pr NIZARD.
  • Relation avec les différents services administratifs du groupe hospitalier et de l’APHP.
  • Organisation des réunions et frappe des comptes rendus de réunion.
  • Saisie mensuelle des tableaux de présences du personnel médical (médecins temps plein, attachés, internes, externes).
  • Frappe et diffusion des listes de gardes.
  • Elaboration des plannings prévisionnels de présences du personnel médical.
  • Réception et distribution des fiches de paie du personnel médical.
  • Frappe du courrier administratif et de tout document nécessaire au fonctionnement du service.
  • Enseignement

  • Préparation administrative de l’arrivée des étudiants, des internes et des chefs de clinique en relation avec le bureau du personnel médical et la Faculté de Médecine.
  • Gestion de l’agenda des cours.
  • QUOTITE DE TRAVAIL

    HORAIRES DE TRAVAIL 7h36 Détails : Travail en binôme avec un autre secrétariat, alternance des congés pour assurer une continuité de secrétariat.

    COMPETENCES REQUISES Savoir faire requis

  • Connaître le vocabulaire médical
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
  • Renseigner ses interlocuteurs
  • Prendre des notes rapidement
  • S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
  • Traiter des situations conflictuelles
  • Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
  • Utiliser internet / intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus
  • Maîtrise des outils informatiques institutionnels (ORBIS, GILDA, IPOP, MEDIWEB, FUSION)
  • Vocabulaire médical

    Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

    Droit des patients

    Techniques d’accueil téléphonique

    Techniques de communication

    Internet / intranet

    1 : Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

    QUALITES REQUISES

  • Sens des priorités et de l’organisation Patience, diplomatie
  • Respect d’autrui
  • Capacité d’écoute et d’observation
  • Capacité relationnelle
  • Disponibilité, ponctualité
  • Discrétion
  • Esprit d’équipe et d’initiative
  • Connaissances associées PREREQUIS

  • Expérience très souhaitée dans le milieu médical et hospitalier
  • Etre titulaire
  • Reçu au concours d’AMA
  • Bac science médico-sociale et diplôme secrétariat médico-social
  • Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil)
  • RISQUES PROFESSIONNELS ET MESURES PREVENTIVES

    Mesures de prévention prises face à ces risques :

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