Assistant technique H/F
ICADE
Issy-les-moulineaux
il y a 16j

Non cadre

Description détaillée du poste

Mission / Fonction :

Gérer l'ensemble des activités administratives d'une opération afin de garantir un niveau de service client et une qualité de suivi des dossiers conformes aux normes de la société.

ACTIVITES PRINCIPALES : CLIENTS :

CLIENTS :

  • Assurer la gestion courante des opérations afin de délivrer une qualité de services répondant aux attentes des clients dans le cadre de la démarche qualité :
  • Établir les dossiers de demandes de TMA des clients et les envoyer à l'architecte pour qu'il prépare les devis ;
  • Établir les devis TMA aux clients à réception du devis de l'architecte et 'assurer du suivi ;
  • Sous traiter les levées de réserves de livraison auprès des clients en liaison avec les prestataires ;
  • Constituer les dossiers qui seront remis aux clients lors de la livraison (notices d'accueil, livret de l'acquéreur, état des lieux, PV de livraison) ;
  • Sous traiter les réclamations des clients pendant l'année de parfait achèvement et les diffuser aux entreprises prestataires ;
  • Respecter la démarche Qualité IP
  • ORGANISATION :

  • Organiser le suivi administratif des opérations et veiller au respect des procédures de qualité afin d'assurer une gestion optimale des projets :
  • Rassembler les pièces des dossiers d'appels d'offres ;
  • Faire afficher et suivre l'affichage des permis de construire et démolir ;
  • Rassembler les dossiers de présentation de l'Ordre de Service et les dossiers marchés (pièces administratives, assurances) ;
  • Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des Bureaux d'engagement et du Comité des Opérations relatifs aux Ordres de Service des opérations ;
  • Classement.
  • DEVELOPPEMENT / FINANCE :

  • S'impliquer dans la mise en oeuvre et le suivi de l'ensemble des éléments administratifs des dossiers afin de contribuer au résultat des opérations :
  • Envoyer au service financier les copies des devis TMA acceptées
  • Établir la facturation des TMA et les envoyer aux clients ;
  • Suivre les règlements, réceptionner les chèques des clients et les transmettre à la comptabilité ;
  • Saisir les factures fournisseurs ;
  • Préparer les décomptes des situations avec les Responsables Programmes ; Lettres de commandes aux entreprises ;
  • Préparer les déclarations aux compagnies d'assurance en fin de chantier (pour les Responsables de Programmes)
  • Diffuser les dossiers aux impôts, aux assurances et au syndic ;
  • Vérifier et enregistrer les factures sur engagement ;
  • Établir les bons de commande ;
  • Établir les demandes de paiement, les chèques et les envoyer.
  • RELATIONS HUMAINES : Mettre ses compétences au service des autres et gérer les relations courantes avec les prestataires externes et les clients :

  • Faciliter la vie du service ;
  • Informer sa hiérarchie des dysfonctionnements ;
  • Centraliser et dispatcher les informations ;
  • Gérer les relations avec les prestataires extérieurs.
  • PROFIL RECHERCHE

  • Bac+2 Secrétariat
  • Expérience dans un poste similaire dans le secteur immobilier ou BTP (entreprise, maîtrise d' oeuvre, bureau d'étude ou de pilotage)
  • Maîtrise de l'outil informatique (WORD, EXCEL)
  • Connaissance du vocabulaire technique
  • QUALITES REQUISES :

  • Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'équipe, goût rédactionnel, disponibilité, curiosité intellectuelle.
  • Dynamisme, devoir de réserve, goût pour les chiffres, capacité d'initiative, autonomie, sens du relationnel.
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