OFFICE MANAGER H/F
PerfHomme
Publiée le 2 mai 2018 par Perfhomme, France
il y a 1 mois

Missions et Activités

Notre client, leader mondial sur son marché en conception, production et distribution de solutions d'accès pour réseaux d'eau, de drainage, de télécommunications et de services, fort d’une expertise technique et de savoir-

faire étendue sur 5 continents et promouvant l'innovation, la qualité et l'engagement au service client, recherche dans le cadre de son développement un(e) :

Office Manager H / F

poste basé en Belgique proche de Bruxelles.

Au sein de la filiale Benelux vous serez rattaché au service administratif et aurez pour principales missions :

  • Gestion administrative : vous aurez en charge le traitement du courrier, envoie de mailings, accueil physique et téléphonique, l’organisation d’évènements et de réunions, la gestion des commandes et des différentes contrats (téléphonie, assurances, etc.
  • le suivi administratif du personnel, le plan de formation. Vous assurez le transfert des documents comptables, le suivi et la validation des factures fournisseurs externes, le suivi de la bonne gestion du bâtiment et vous assurez la digitalisation des documents clients et fournisseurs.

  • Garant de la Qualité : vous suivez les réclamations internes et externes en mettant à jour les indicateurs et en apportant des réponses aux demandes clients.
  • Vous êtes responsable du maintien du système qualité selon le référentiel ISO 9001 en maintenant à jour le SQD et en animant la démarche d’amélioration continue.

    Vous maitriserez les flux d’informations saisis dans les différents systèmes d’informations internes. Vous veillerez à l’application interne des règles d’hygiène et de sécurité.

  • Administration des Ventes : vous assurez le bon traitement des commandes en veillant au respect de la politique tarifaire de l’entreprise et à la disponibilité des produits.
  • Vous garantissez le bon suivi de la clientèle en répondant aux demandes d’informations des clients. Vous supervisez la gestion des litiges, réclamations, contentieux et répondez aux offres publiques.

    Vous assurez la transmission d’éléments de synthèse sur l’activité et les résultats de l’entreprise (reporting + statistiques), et transmettez un reporting mensuel à la Direction Générale tout en participant aux réunions commerciales et BRM.

  • Approvisionnements : Vous garantissez une disponibilité maîtrisée des produits en définissant le plan de stocks, en orientant les approvisionnements et en effectuant la passation des besoins / transferts inter-
  • dépôts. Vous gérez le traitement des factures et les opérations de comptabilité générale et validez les prestations pour les fournisseurs externes.

    Profil requis

    De formation BAC+4 / 5, Ecole de commerce international. Une connaissance des normes ISO 9001 14001 et OHSAS18001 et de la gestion d’un système d’information est nécessaire.

    La maitrise du Français / Néerlandais / Anglais est obligatoire. Parfaite connaissance des outils bureautiques, des tableaux de bord et analyse des statistiques.

    De bonnes capacités d’écoute et de communication, autonome et réactif, esprit d’analyse, de synthèse, sens du relationnel ainsi qu’une capacité à prendre des décisions et de travailler en équipe seront des atouts pour ce poste

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