Assistant(e) opérationnel(le) H/F
ELEGIA
Grenoble
il y a 1j

Mission

Le siège social est basé à Grenoble. Le territoire prioritaire d'intervention s'étend sur l'Isère et les départements voisins.

PRINCIPALES

Vous assurez le secrétariat des Directions opérationnelles, ainsi que l'assistance administrative et

financière auprès des Chefs de projets durant les différentes phases de réalisation des opérations.

RESPONSABILITES ET ACTIVITES

Assurer le secrétariat des Chefs de projet et des Directeurs opérationnels

  • Assurer les relations téléphoniques et l'accueil des directions opérationnelles
  • Saisir et / ou rédiger et dactylographier les documents ;
  • Traiter le courrier entrant et sortant des directions opérationnelles ;
  • Organiser et réaliser le classement des documents ;
  • Gérer les agendas et les rendez-vous ;
  • Organiser et préparer les déplacements et les réunions ;
  • Etablissement de compte rendu de réunion non technique ;
  • Assurer le suivi administratif des opérations

  • Etablissement des pièces administratives des dossiers de consultation à partir des caractéristiques données par le Chef de projet ;
  • Superviser et contrôler les pièces administratives des dossiers de consultation établis par des maîtres d'oeuvre ;
  • Constituer les dossiers de consultation des prestataires et des marchés de travaux et gérer les appels d'offres correspondants (mise en ligne, réception des offres, courriers de réponses aux entreprises ) ;
  • Préparer les rapports d'analyse, analyser les candidatures,
  • Préparer et assurer le suivi de la Commission d'appel d'offres et des Com Internes ;
  • Gérer les attestations légales des attributaires ;
  • Constituer les dossiers marchés, les transmettre au service juridique marché pour traitement ;
  • Assurer le suivi administratif des marchés : réception des documents en cours, vérification et transmission au service juridique marché (notifications, garanties, OS, acception des sous-
  • traitants, PV réceptions, avenants, demandes de paiement ) pour traitement et saisie dans GO7 ;
  • Contrôler le respect des dispositions applicables en matière de gestion administrative et financière des marchés (délais de paiement, garanties, avances, cessions de créances, révisions, paiement des sous-traitants ) ;
  • Assurer le classement et l'archivage propre à l'opération;
  • Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier ;
  • Suivre les dossiers d'assurance ;
  • Constituer les dossiers de réponse aux appels d'offres auxquels l'entreprise souhaite candidater;
  • Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord des opérations.
  • Assurer le suivi comptable des opérations

  • Enregistrer les factures ;
  • S'assurer du bon déroulement de la liquidation des factures et demandes d'acomptes et soldes (Mise en circulation des documents, approbation du service fait, du bon à payer et du règlement) ;
  • Profil

  • Assister les Chefs de projet ou réaliser :
  • L'engagement et le suivi des dépenses dans le logiciel de gestion GO7 ;
  • Le contrôle des situations de travaux et d'honoraires et des mises en règlement ;
  • La production et l'envoi des demandes d'avances trimestrielles ou mensuelles sur mandat ;
  • La production et l'envoi de l'état des dépenses réglées sur mandat ;
  • Le suivi du budget des opérations et l'établissement des comptes rendu financiers ;
  • Le suivi des états de solde, quitus, mains levées bancaires et dossiers de clôture ;
  • Le suivi des demandes de subventions le cas échéant ;
  • Contribuer à l'établissement des CRAC ;
  • Etablissement des demandes d'honoraires ou factures sociétés à adresser par le service juridique marché ;
  • Utilisation des plateformes de dématérialisation des marchés, attestations légales,...
  • Assurer une fonction d'alerte et d'interface

  • S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations ;
  • Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers ;
  • Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe ;
  • Assurer à la demande des Chefs de projet et / ou du Directeur opérationnel, les contacts avec les tiers (Maître d'oeuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs ), déplacements à l'extérieur à la demande si nécessaire ;
  • Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et le Directeur opérationnel et / ou les chefs de projet
  • Assurer l'intérim des assistantes opérationnelles

  • Vous assurez l'intérim des assistantes opérationnelles au sein du service pour l'exécution des tâches courantes, en cas d'absence ou d'empêchement.
  • Vous assurez tout renfort nécessaire au bon fonctionnement de la société (accueil, standard, autres services...)
  • PROFIL

    De formation supérieure : BAC +2, type BTS Assistante de gestion, PME-PMI, ou équivalent.

    Vous savez faire preuve d'organisation, de rigueur et de sens de l'analyse. Vous avez le goût des chiffres et une bonne maîtrise de l'outil informatique (suite office).

    Une connaissance de la réglementation applicable en matière de commande publique serait un plus.

    Vous disposez d'un bon relationnel, et d'une bonne capacité de travail en équipe.

    Poste à pourvoir dès que possible

    Les candidatures (CV et lettre de motivation) en rappelant les références : Réf. : Réf. : DAM-DAI / SG 2019 03 25 / 01 / AssOPAmgt

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