Adjoint administratif
Structures intersectorielles des Mares-Yvon
Sainte-Geneviève-des-Bois
il y a 4j

Descriptif

Adjoint Administratif

De LA MAISON DES ADOLESCENTS DE L’ESSONNE

Localisation :

Maison des Adolescents de l’Essonne

Rue Paul Langevin Les Mares-Yvon

91700 Sainte Geneviève des Bois.

Description de la structure :

Rattachée au pôle de l’enfant et de l’adolescent de l’Etablissement Public de Santé Barthélemy Durand, la MDA91 couvre l’intégralité du département de l’Essonne.

Ses missions définies par le cahier des charges des MDA (circulaire n 5899-SG du 28 novembre 2016) permettent aux adolescents de 11 à 21 ans, de bénéficier anonymement et gratuitement d’un lieu d’écoute, d’échanges, d’évaluation et d’orientation si nécessaire, animé par une équipe pluriprofessionnelle.

Elle offre un regard différent des institutions et a le souci d’accompagner l’adolescent et ses proches dans son parcours de vie.

Parallèlement, la MDA 91 assure une mission de prévention qui s’articule avec l’ensemble des dispositifs du territoire. Elle est également un lieu ressource pour les professionnels et tout un panel d’acteurs sur les thématiques en lien avec l’adolescence.

L’équipe est constituée : 1 médecin coordinateur, 1 référent administratif, 1 référent cadre supérieur de santé, 1 infirmière coordinatrice & chargée de mission prévention et promotion de la santé, 2 infirmières, 2 éducatrices spécialisées, et 1 adjoint administratif.

Supérieur hiérarchique : Médecin responsable de la MDA 91

Liaisons Fonctionnelles : Les services administratifs, logistiques et médico-techniques de l’Établissement public de santé Barthélemy Durand.

Tous les partenaires et interlocuteurs de la Maison des Adolescents 91.

Positionnement dans la structure : Membre de l’équipe de la MDA 91

Horaires de travail :

Base de 38h00 par semaine, avec protocole d’application des 35h00.

Du lundi au jeudi de 9h00 à 17h00 et le vendredi 9h00 à 15h00, modulable en fonction des besoins du projet de la MDA 91.

Certaines périodes de congés dépendent de la fermeture de la structure.

Diplôme requis : BAC secrétariat ou BAC ST2S (SMS)

Grade : Adjoint Administratif, titulaire ou contractuel

Expérience / compétence : Expérience de travail auprès de l’accueil d’adolescents, proches et partenaires

MISSIONS

  • Assurer l’accueil téléphonique et physique, la prise de rendez-vous, l’orientation et la gestion des agendas
  • Maîtriser une bonne qualité relationnelle avec les différents interlocuteurs (adolescents, famille, partenaires )
  • Savoir recueillir et transmettre les informations nécessaires au préalable d’une prise de rendez-vous
  • Assister la coordinatrice / cadre de santé, cadre supérieur de santé, et référent administratif dans la coordination de l’équipe : transmissions
  • Savoir faire le lien avec l’équipe pluri professionnelle
  • Assurer le secrétariat de l’ensemble de la MDA 91
  • Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, et des différents rapports d’activité, comptes rendus, synthèse
  • Prendre des notes lors des différentes réunions et comptes rendus
  • Savoir mettre en forme des supports de travail : fiches d’activités, projets
  • Préparer, mettre à jour et suivre les tableaux de planifications liés aux activités de la MDA 91
  • Participer à la réalisation des supports de communication et enquêtes : rapport d’activité, COPIL, bilans
  • Tenir à jour les données et suivre les indicateurs liés à l’activité de la MDA 91
  • Assurer la distribution et l’affichage des notes de services et d’informations internes à l’établissement ou autres documents d’information
  • Assurer le suivi du courrier et l’archivage
  • Rechercher et centraliser la documentation : professionnelle, grand public (revues, flyers, plaquettes )
  • Effectuer le suivi et la saisie des données du site internet MDA 91 (Wordpress)
  • Assister l’équipe dans l’application des procédures, y compris en cas d’urgences
  • Assurer le lien avec les différents services et directions de l’établissement
  • Gérer les stocks et les commandes de produits d’entretien, fournitures de bureau, consommables,
  • Contrôler la réception des commandes, et faire un retour des documents aux services concernés
  • Effectuer la liaison avec le service garage (véhicule de service)
  • QUALITÉS REQUISES

  • Posséder le sens de l’accueil téléphonique et physique, des relations interprofessionnelles et des relations avec les usagers
  • Faire preuve de discrétion et de confidentialité
  • Savoir respecter le secret professionnel
  • Savoir accomplir des tâches selon leurs degrés de priorité
  • Connaître les partenaires et les acteurs du territoire
  • Savoir s’adapter à des partenaires variés
  • Savoir être à l’écoute, clarifier les demandes et répondre aux urgences
  • Connaître les techniques du secrétariat
  • Maîtriser la suite office : Word, Excel, Outlook, Power Point
  • Savoir analyser des documents
  • Disposer d’un sens de l’organisation, de la gestion du travail et de la polyvalence
  • Etre autonome et disponible
  • Savoir s’intégrer dans une équipe
  • Posséder un esprit d’initiative
  • Savoir développer des capacités humaines et relationnelles
  • Type d'emploi : Temps plein, CDD

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