Ingénieur d'études titulaire, Responsable administrif.ve et financier.ère de la Mission d’Appui à l’Orientation et à l’Insertion Professionnelle, BAP J
Université de Bordeaux
Bordeaux, France
il y a 12j

Informations

Corps Ingénieur d'études titulaire Profil / Intitulé du poste Responsable administrif.ve et financier.ère de la Mission d’Appui à l’Orientation et à l’Insertion Professionnelle Branche d'activité ou discipline BAP J Catégorie A Lieu de travail Bordeaux Type d'emploi BIATSS-ITRF.

Titulaire Structure Pôle Formation, insertion professionnelle et vie universitaire. Detail de l'affectation : Mission d’appui à l’Orientation et à l’Insertion Professionnelle (MAOIP) Date d'ouverture et de fermeture du registre Du 12 / 06 / 18 au 24 / 06 / 18 Date de prise de fonction 01 / 09 / 18 Quotité de travail 100%

Description de l'offre

Le pôle Formation, Insertion Professionnelle et Vie Universitaire (FIPVU) animée par une DGSA est un service général, placé sous la responsabilité hiérarchique du DGS.

Il est en appui du VP en charge de la Commission Formation et Vie Universitaire et de la VP Vie Universitaire ainsi que des différents enseignants désignés pour assurer la responsabilité académique / stratégique de certaines fonctions (VP délégué.

e, chargé.e de missions, directeur.rice.).

Il assure un pilotage transverse permettant la maîtrise globale des ressources humaines et financières de 11 fonctions dites de soutien.

Il assure la responsabilité hiérarchique des responsables administratifs des missions et directions du pôle. Il impulse le développement de l'expertise administrative, financière et de management des fonctions.

Il coordonne les projets transverses de l'ensemble des fonctions. Il assure également l'interface auprès des autres pôles ou structures intermédiaires qui, par leurs expertises, contribuent à la réalisation de projets, au développement de partenariats et à la définition de la supervision de certains processus de gestion, dans le cadre d'une démarche d'assurance qualité et de contrôle de gestion.

Il représente, autant que de besoin, l'établissement. Le pôle Formation, Insertion Professionnelle et Vie Universitaire (FIPVU) rassemble 11 fonctions soutien ayant vocation et intérêt à travailler ensemble pour être plus efficaces, rendre un service de qualité et amélioré à la communauté de l'université de Bordeaux (étudiants, enseignants et BIATSS).

Le pôle participe à l'élaboration et assure la mise en œuvre de la politique de l'établissement par son organisation et ses relations fonctionnelles avec les structures intermédiaires et les autres pôles.

Le pôle permet, autant que de besoin de valoriser ces fonctions et structures. Il développe les missions citées ci-dessous pour créer durablement les conditions de réussite universitaire, sociale et professionnelle de nos étudiants.

Au sein du Pôle Formation Insertion Professionnelle Vie Universitaire (FIPVU), la Mission d’Appui à l’Orientation et à l’Insertion Professionnelle (MAOIP) met en œuvre la politique d'orientation professionnelle de l'établissement, portée par la VP ORSIP.

Dans le cadre du projet de réorganisation de la MAOIP* (effective et à déployer à compter de sept. 2018), la mission est animée par une directrice académique, en charge de piloter la mise en œuvre la politique de l’établissement et un / une RAF, responsable hiérarchique des personnels de la MAOIP.

Les personnels affectés à la MAOIP sont donc sous la responsabilité hiérarchique directe du / de la RAF MAOIP.

Le / la RAF de la MAOIP est en lien fonctionnel avec la directrice académique et en lien hiérarchique avec la DGSA du pôle FIPVU.

La Mission d’Appui à l’Orientation et à l’Insertion Professionnelle (MAOIP) est composée de 3 domaines d’activités et d’accompagnement dédiés à : l’Orientation, l’Insertion professionnelle, la documentation et la communication, installés en un lieu commun pour les missions administratives, de pilotage et d’ingénierie.

Par ailleurs, la MAOIP est présente sur les trois campus principaux de l'université de Bordeaux : Bordeaux (domaines Santé et Sciences de l'Homme RDC bât AD), Pessac (domaine Droit, Science Politique, Economie, Gestion-

Bât principal), Talence (domaine Sciences et Technologies- RDC bât A22) pour assurer ses missions de conseils et ateliers auprès de ses usagers, en proximité.

Descriptif des missions :

Missions principales du poste :

Assurer la coordination et la gestion de la MAOIP ; assurer le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, communication, hygiène et Sécurité ) dans un environnement multi-sites.

Membre de l’équipe de direction de la MAOIP, il / elle est attentif(ve) à la prise en compte des demandes et spécificités des structures de niveau intermédiaire, exprimées à travers notamment leurs référents OIP et leurs équipes pédagogiques, en proposant une offre adaptée .

Il / elle garante de la continuité du service pour les missions confiées à la MAOIP, en l’absence de la directrice.

Il / elle est amené(e) à représenter MAOIP auprès des acteurs des composantes de formation, et le cas échéant, l’établissement auprès des partenaires.

Ces missions s’inscrivent dans un environnement professionnel national et local en évolution sur les points suivants :

  • Demande politique et sociale autour de la réussite et de l’insertion professionnelle des étudiants
  • Diversification et mobilité des publics, développement de la formation tout au long de la vie,
  • Complexification de l’offre de formation nationale et internationale, parcours personnalisés
  • Développement des activités d animation de formation, de conduite de projets, d’ingénierie de formation et d’évaluation
  • Plus grande autonomie des établissements et l’acquisition de recettes par les réponses à appel à projet
  • Prise en compte accrue de la notion de performance dans un contexte concurrentiel, mutualisation et rationalisation des moyens et développement de partenariats, renforcement du contrôle de gestion et du pilotage
  • Développement de l'organisation en mode projet
  • Activités essentielles :

  • Mettre en œuvre un plan d'action et de projets en cohérence avec la stratégie de l’UB, les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés à la MAOIP
  • Assurer le suivi de ce plan d’action et de projet avec la directrice, en bureau
  • Assister et conseiller la directrice académique de la MAOIP et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
  • Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution (85 000 euros). Faire le suivi et l'analyse des dépenses et recettes.
  • Contrôler l'application des règles et procédures administratives.
  • Encadrer / Animer une équipe composée de 20 personnels (BIATSS titulaires ou en CDI de cat. A B et C, des Psy-EN mis à dispositions par le rectorat, mais également des emplois-
  • étudiants et services-civiques), en relation hiérarchique directe et d’emplois étudiant / services civiques

  • Accompagner l’équipe dans l’installation et le fonctionnement de la nouvelle organisation de la MAOIP
  • Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
  • Mettre en place des actions de communication en interne et en externe afin que la MAOIP soit mieux connue et reconnue
  • Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes
  • Répondre aux enquêtes, audits internes (cartographie des risques) ou externes (IGAENR, cour des comptes, HCERES .) et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure
  • Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
  • Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats en lien avec la directrice
  • Assurer ou contribuer à la mise en œuvre des démarches qualité et projets dans la gestion des activités
  • Piloter l’organisation du Bureau d’aide à l’insertion professionnelle (instance) et du comité d’orientation de la MAOIP (4 à 6 réunions annuelles).
  • Sécuriser les présentations ou validations de dispositifs concernant la MAOIP au sein des instances de l’UB (CFVU, CA, )

  • Préparer, participer à l’animation avec la directrice des réunions du bureau de la MAOIP (revue des projets, pilotage de l’activité et du service toutes les semaines), des réunions de services (tous les 15 jours), des comités de direction avec la Directrice MAOIP, la VP ORSIP et la DGSA du pôle FIPVU
  • Participer aux réunions de direction mensuelles du pôle FIPVU, à la réunion des cadres de la direction générale des services.
  • Contraintes particulières liées au poste :

    Des déplacements fréquents sont nécessaires par les agents entre ces différents sites et plus ponctuellement sur d’autres sites délocalisés (Périgueux, Agen, Dax ) de l’Université de Bordeaux.

    Ils feront l’objet d’une organisation spécifique du service et des emplois du temps des agents pour y répondre, en limitant les contraintes.

    Ce poste nécessite de la disponibilité.

  • le projet de réorganisation de la MAOIP peut être transmis aux candidats à leur demande.
  • Compétences attendues : Connaissances :

    Connaissances :

  • Connaissance du système éducatif de l’enseignement supérieur
  • Connaissance de l’offre de formation UB 2016 / 21
  • Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
  • Politique de recherche et d'innovation
  • Objectifs et projets de l'établissement
  • Connaissance générale des techniques de communication
  • Connaissance générale des méthodes et des outils de l’orientation
  • Connaissance de l’organisation, du fonctionnement, des circuits de décisions, des objectifs et projets de l’établissement
  • Connaissances sur l'environnement professionnel : l'organisation, le fonctionnement des EPSCP, l'environnement socio-économique, professionnel, le marché de l'emploi et l'évolution des secteurs d'activité professionnelle, les rôles des différents acteurs de la formation et de l'emploi et les réseaux professionnels.
  • Techniques d'animation de groupe
  • Méthodologie de conduite de projet (maitrise)
  • Techniques d'expression orale et écrite
  • Techniques de communication
  • Techniques de management (maitrise)
  • Gestion des groupes et des conflits
  • Droit des contrats
  • Connaissances budgétaires générales
  • Techniques d'achat
  • Compétences opérationnelles :

  • Réaliser des synthèses
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Créer les conditions favorables à un entretien
  • Conduire des entretiens
  • Déléguer et évaluer
  • Encadrer / Animer une équipe
  • Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
  • Élaborer des éléments de langage
  • Concevoir des tableaux de bord
  • Compétences comportementales :

  • Capacité d’écoute
  • Capacité relationnelle et de dialogue Rigueur / Fiabilité
  • Sens relationnel
  • Sens développé de l'organisation et du travail en réseau
  • Capacités d'adaptabilité
  • Modalités de candidature

    CV et Lettre de Motivation à envoyer :

    recrutement u-bordeaux.fr

    ou directement via le bouton "postuler"

    Cette offre d'emploi est réservée au titulaire de la fonction publique de catégorie A

    Rémunération

    Groupe IFSE A1 + NBI et indemnitaire fonctionnel

    Mots clés :
  • emploi.
  • Mise à jour le 12 / 06 / 2018

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