ASSISTANT DE DIRECTION F/H
Fédération des APAJH
ST-QUENTIN
il y a 2j

DESCRIPTION DE L’ETABLISSEMENT

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive.

Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs.

La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés.

Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, quel que soit le type de handicap, et pour tous les âges de la vie.

Les territoires Grand Nord et Grand Ouest de la Fédération contribuent à la réussite de cet engagement en dispensant un accompagnement de qualité auprès des enfants, adolescents et adultes accueillis au travers des 38 établissements et services : secteur Adultes (ESAT, Entreprise adaptée, Foyer d’Hébergement, .

  • et secteur Enfance (IME, SESSAD, ).
  • Le Territoire Grand Nord (Hauts-de-France) emploie plus de 330 salariés, accompagnent 600 personnes en situation de handicap et le Territoire Grand Ouest (Normandie-Bretagne) compte 350 salariés et accompagnent 800 personnes en situation de handicap.

    Chaque territoire dispose d’un pôle administratif, l’un à St-Quentin (pour le territoire Grand Nord), le second à Francheville (pour le territoire Grand Ouest).

    MISSIONS

    Dans le cadre d’une création de poste, vous aurez en charge d’assister administrativement la Directrice Territoriale sur les missions suivantes :

    Assistanat de direction :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction
  • Assurer le secrétariat courant : traitement du courrier entrant / sortant, rédaction de courriers et de notes, mises en forme de documents, vérification de document mis à la signature
  • Assurer la transmission d’information auprès des interlocuteurs internes et partenaires extérieurs (décisions, notes, )
  • Coordonner les agendas des réunions et assurer les prises de rendez-vous
  • Préparer et organiser les réunions territoriales (convocations, ordre de jour, conditions matérielles, visioconférence, ) et organiser les déplacements pour les territoires (conférence de territoire, congrès, etc )
  • Produire les compte-rendu des réunions (CODIR, rencontre avec les partenaires, groupes de travail)
  • En lien avec le service RH, organiser les réunions IRP (réservation salle, convocations, )
  • En lien avec le Service RH, collecter et suivre les plannings de congés de Directeurs
  • Assurer l’organisation et le suivi des entretiens annuels et professionnels des Directeurs et autres cadres placés sous l’autorité de la Directrice Territoriale et faire le lien avec le Service RH.
  • Classer et archiver les documents référencés par la direction territoriale
  • Préparer les rendez-vous et réunions de la Direction Territoriale
  • Gestion de dossiers médicaux-sociaux :

  • Contribuer à la préparation des réponses aux appels à projet, dossier de subvention (rédaction, mise en forme, relecture, collecte de pièces justificatives, )
  • Assurer le suivi des conventions de partenariats locaux du secteur (convention hôpitaux, partenariats éducation nationale directement en lien avec l’accompagnement )
  • Assurer le secrétariat des Conseils de Région et des Conférences de Territoires
  • Communication :

  • Assurer le lien avec le Service communication du siège de la Fédération et les établissements du Territoire et organiser les sollicitations auprès de la presse locale
  • Suivre et mettre en œuvre les actions de communication internes ou externes déterminées par le territoire (information établissement, visibilité et attractivité des établissements, mise à jour page Territoire sur le site de la Fédération, )
  • Coordonner la logistique de projets événementiels (portes ouvertes, journée d’intégration, réception d’un événement spécifique )
  • En lien avec le service RH, veiller à la mise à jour des supports de communication du territoire (Affichage, procédures ).
  • Reporting et Indicateurs :

  • Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord territoriaux (indicateurs CPOM, ISO, )
  • Collecter les données relatives au suivi de l’activité et permettant d’alimenter les indicateurs définis
  • L’Assistant de Direction H / F pourra se voir confier d’autres missions administratives en fonction des besoins de la Direction Territoriale

    PROFIL

    Diplôme requis : BAC+2 Assistant de direction / Assistant de Manager ou équivalent

    Autres critères :

  • Une maîtrise des logiciels de bureautique, et des outils numériques est exigée sur le poste
  • Une expérience de 5 ans minimum sur des fonctions similaires est exigée
  • Une expérience dans le secteur médico-social, idéalement dans un environnement en multi-sites serait un plus
  • Capacités rédactionnelles, aisance relationnelle et adaptabilité
  • Rigueur, organisation, autonomie et sens de la discrétion sont attendus pour mener à bien les missions de ce poste
  • Permis B Déplacements selon les réunions
  • RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS

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