Assistant (e) Direction médicale 2 (H/F)
ANSM
Saint-Denis
il y a 5j

Liaisons fonctionnelles et hiérarchiques :

Direction : Direction médicale 2 (DMM2)

Liaisons hiérarchiques : Chef de Pôle

Collaborations internes : Agents du pôle, secrétariats des autres pôles de la direction, secrétariats des autres directions de l’agence

Collaborations externes : DGS, EMA, autres administrations, experts externes, laboratoires

Fonctions principales :

Finalité du poste :

Assurer l'organisation logistique du pôle en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information afin d'optimiser l'activité du chef de pôle et des agents

Contrat : CDD de 3 ans

Activités principales

  • Assurer un rôle d'interface entre les agents et le chef de pôle
  • Renseigner sur l’activité et le fonctionnement du pôle
  • Organiser et actualiser les agendas
  • Mettre en forme de documents (courriers, notes, rapports et présentations ppt)
  • Constituer des fonds de dossiers
  • Organiser les réunions internes et les réunions avec les firmes / GT / CSST
  • Gestion des expertises externes : Constituer le dossier de désignation, enregistrer l'expert dans la base DPI santé, préparer les lettres de missions (envoi des dossiers pour expertises) + établir le tableau récapitulatif pour indemniser l'expert
  • Organiser le déplacement des agents : réserver les billets de train ou avion et hôtels, établir les ordres de mission et les états de frais
  • Préparation mensuelle des CHMP / PRAC, remplissage du G : pour le CHMP
  • Gérer au quotidien la BAL INFHEP
  • Enregistrer les congés dans le tableau de la direction
  • Publicités : envoyer les avis favorables et les refus de publicités
  • Enregistrer et scanner les courriers citoyens, les saisines et les courriers des firmes entrants et sortants dans le tableau chrono de la direction
  • Assurer la copie, le classement et l’archivage des documents
  • Apporter assistance à l’ensemble de l’entité sur l’utilisation courante des outils bureautiques, impression des documents ...)
  • Assurer la gestion des approvisionnements nécessaires au fonctionnement de l'entité (fournitures, matériels, documentations...)
  • Récupérer les dossiers aux archives
  • Gestion boîte mail de la Cheffe de pôle
  • Fonctions secondaires :

    Préparation dossiers MSA EC ATB pour l'évaluateur clinique et nouvelle demande pour chef de pôle

  • Assurer le remplacement ponctuel de l’assistante de direction
  • Gérer la boîte mails ATU de la direction en l’absence de la gestionnaire
  • Connaissances générales et spécialisées :

    Diplôme requis : Niveau minimum requis baccalauréat

    Expérience professionnelle requise : Une expérience à un poste similaire est demandée

    Aptitudes :

    Compétences clés recherchées

  • Maîtrise de Word, Excel, Powerpoint
  • Maîtrise des techniques d’expression écrite
  • Les compétences relationnelles :

  • Travail en équipe, disponibilité.
  • Respect du secret médical et professionnel.
  • Discrétion.
  • Sens de l’organisation du travail, autonomie.
  • Esprit d’initiative et d’entraide
  • Signaler cette offre d'emploi
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