STAGE : ASSISTANT.E SUPPORT LOGISTIQUE DESK MOYEN ORIENT – PARIS/CLICHY
Coordination SUD
Paris
il y a 1j

A pourvoir : 22 / 06 / 2020

Durée : 6 mois

Lieu du stage : siège de Solidarités International à Clichy- la-Garenne (92110)

QUE FAISONS NOUS

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis près de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter.

Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence.

Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles - interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

CONTEXTE

Les tâches à effectuer sont transversales et nécessitent donc autonomie, rigueur et polyvalence. Une connaissance, ou du moins un souhait de comprendre le milieu humanitaire et ses contraintes est indispensable.

Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des chantiers en cours au siège et en fonction des besoins.

SOLIDARITES INTERNATIONAL s’engage à offrir au stagiaire une variété de tâches ainsi qu’une formation interne de préparation au départ lui permettant de renforcer utilement sa formation / son expérience en vue d’un engagement humanitaire futur.

Ce stage constitue une opportunité de comprendre en profondeur le fonctionnement d’une ONG humanitaire, ses contraintes et les différentes approches.

Apports du stage :

  • Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain.
  • Découvrir les différents métiers de Solidarités International sur le terrain.
  • Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et des contraintes spécifiques.
  • Connaître le fonctionnement logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant que Logisticien sur le terrain.
  • Connaître les exigences des bailleurs de fonds.
  • Etre en contact direct avec le terrain via les expatriés.
  • Apprendre à gérer un flux d’information et de traitement de multiple dossier.
  • DESCRIPTIF DU POSTE

    L’assistant(e) sera rattaché(e) au Logisticien du desk Moyen Orient.

    Principaux objectifs du stage :

  • Connaitre les différents programmes et les domaines d’expertise de Solidarités International.
  • Comprendre le fonctionnement du siège d’une ONG humanitaire et les liens entre le siège et le terrain.
  • Maîtriser les procédures internes de Solidarités International et les procédures des principaux bailleurs de l’aide humanitaire.
  • Découvrir la supervision à l’échelle du siège de la logistique d’une mission humanitaire.
  • Assurer le lien et la circulation de l’information entre le siège et le terrain.
  • Assister à l’accueil et à la mise à jour des documents d’accueil pour nos expatriés.
  • Travailler conjointement avec les départements programme & finance du desk Moyen Orient.
  • Principales tâches :

    Sous la supervision du Logisticien, l’assistant(e) support logistique :

    Achat :

  • Suivi du tableau des signataires.
  • Suivi des mises à jour TPM.
  • Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, contrat, etc.
  • et leur adéquation avec les procédures de Solidarités International

  • Assure le suivi et l’archivage des dérogations.
  • Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, rapprochement des données logistiques avec les données financières etc.).
  • Assure le classement et l’archivage de tous les dossiers traités en version informatique et papier.
  • Participe à l’harmonisation de la documentation interne (rédaction de tutoriels, mémos, mise à jour, traduction,..).
  • Participe aux réunions de desk et de département logistique.
  • Interface Skype avec les coordinateurs logistiques et leurs assistants.
  • Suivi des contrats de locations immobilières.
  • Equipement durable

  • Vérification de l’adéquation du parc et des demandes d’achats d’équipement durable (BCI Equipement durable).
  • Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège.
  • Pack logistique

  • Participe au traitement du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, suivi BCI, etc.).
  • Mise à jour mensuel du Dashboard.
  • Suivi des factures de téléphone satellites.
  • Assure le classement et l’archivage.
  • Support au Desk :

  • MAJ Organigrame
  • Briefing : envoi du pack expat + Cartes expats + Briefing staff support sur les programmes en cours
  • Liens avec assist programme du MAJ pack Expat + cartes programmes
  • Suivi départs expats
  • VOTRE PROFIL

  • Niveau Bac + 2 / 3 avec une composante en gestion et / ou logistique (Master, Ecoles de Commerce, Bioforce) et de préférence une sensibilisation à l’international et l’humanitaire.
  • Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants, bonne connaissance d’Excel.
  • Bonne maîtrise de l’anglais.
  • Autonomie et rigueur.
  • Capacité de travail en équipe.
  • SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

    Stagiaire avec convention de stage obligatoire.

    Gratification légale de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur.

    La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois 154h, soit 22 jours de 7h / jour)

    Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL

    Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %

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