Assistant en gestion administrative et financière (H/F)
CNRS
Provence et Corse, France
il y a 9j

Missions

La personne recrutée devra assurer une partie du suivi budgétaire et financier de l'IBDM au sein du service administratif et financier en étroite interaction avec l'adjointe du service.

La personne devra aussi prendre en charge la gestion d'un portefeuille d'équipes.

Activités

  • Contribuer à l'élaboration du budget et de la gestion financière
  • Participer à la programmation budgétaire et à la définition des dotations des différentes composantes
  • Suivre l'exécution du budget
  • Préparer les travaux relatifs à la préparation des états financiers
  • Appliquer les procédures internes en gestion financière, budgétaire et comptable
  • Veiller à la conformité et à la lisibilité des opérations traitées
  • Établir les différents états budgétaires à partir des systèmes d'information
  • Établir des bilans financiers et des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité des équipes.
  • Procéder à l'engagement et au suivi des commandes de fonctionnement et d'équipement sur les logiciels Geslab pour le CNRS et Sifac pour l'AMU.
  • Assurer la prise en charge et le suivi des déplacements du personnel (établissement des ordres de mission, des demandes d'avance et gestion des états de frais)
  • Assurer la gestion des factures (workflows) ; régler les litiges
  • Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
  • Connaissances

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière
  • Notions de base sur le statut des EPST et des établissements d'enseignement supérieur
  • Finances publiques
  • Règles et techniques de la comptabilité
  • Systèmes d'information budgétaires et financiers
  • Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
  • Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
  • Compétences opérationnelles

  • Élaborer un budget
  • Appliquer des règles financières
  • Assurer le suivi des dépenses et des recettes
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Renseigner les indicateurs de performance
  • Maitrise approfondie d'Excel (tableaux croisés dynamiques)
  • Savoir utiliser les outils informatiques déployés par le CNRS (Geslab, NOUBA, CANOPE) et l'AMU (Sifac)
  • Savoir communiquer avec les autres membres de l'équipe
  • Contexte de travail

    L'IBDM est une unité mixte de recherche sous une tutelle du CNRS et de l'AMU qui est située sur le Campus de Luminy et comprend environ 240 personnes titulaires Chercheurs, Enseignants-

    Chercheurs, Ingénieurs et Techniciens et non permanents CDD, Post doc, Doctorants, stagiaires répartis sur 21 équipes de recherches et 11 plateaux techniques et services.

    L'IBDM gère plusieurs millions de contrats de recherche par an et a développé des outils de suivi budgétaire adaptés à son activité.

    La personne recrutée devra interagir quotidiennement avec l 'équipe de gestionnaires (8 personnes) et travailler directement avec la personne actuellement en charge du suivi budgétaire.

    Le contrat est renouvelable si nécessaire.

    Contraintes et risques

    Informations complémentaires

    Merci d'envoyer un CV, une lettre de motivation et idéalement une lettre de recommandation

    Horaires hebdomadaires : 38h30

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