Assistante/Assistant de direction de Cabinet H/F
ARS Ile-de-France
Saint Denis , FR
il y a 2j

Critères du Poste

Niveau d'études min. requis

Niveau III : Bac + 2 BTS, DUT, ou diplôme équivalent

Versant

Fonction Publique d'Etat

Catégorie

Famille Professionnelle ( Rep. Ministériel des Emplois Types)

ACCUEIL, ASSISTANCE ET SERVICE A L'USAGER - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistante / Assistant de direction de Cabinet H / F

Activités essentielles

L'assistante / Assistant (H / F) du cabinet du Directeur général joue le rôle d’interface avec l’ensemble des directions et des délégations départementales de l’Agence, ainsi qu’avec ses partenaires institutionnels

Les activités principales de ce poste polyvalent sont les suivantes :

1-Prendre en charge le secrétariat courant de la direction de cabinet :

  • Organiser et sécuriser le traitement des informations internes et externes du cabinet (enregistrement et suivi du courrier, suivi des parapheurs, accueil et gestion des appels téléphoniques )
  • Assurer le suivi de la gestion du personnel (planning des congés, suivi des absences...) et des besoins de la direction (commandes, logistique )
  • Assister le directeur de cabinet et le directeur de cabinet adjoint dans la gestion de leur activité (agenda, préparation des réunions, compte-rendu...)
  • 2-Venir en appui des pôles d'activité du cabinet et de la direction générale (si besoin) :

  • Soutien administratif au département communication : suivi de la boîte fonctionnelle, gestion du budget, participation à l'organisation d'événements, collaboration à la réalisation d'outils de communication.
  • Appui au pôle démocratie sanitaire, notamment pour l’organisation des CRSA (en lien avec le secrétaire de la CRSA), et le suivi des retours ministère.
  • Appui au secrétariat de l'inspection régionale autonomie santé, sous l’autorité fonctionnelle de la responsable de la mission transversale : le suivi des parapheurs, renseigner le système d’information SIICEA des différentes étapes du processus d’inspection pour chaque mission coordonnée par l’IRAS (100 / an), 1er niveau de relecture des rapports et des courriers, sur les éléments de forme, archivage papier et numérique des dossiers liés aux missions d’inspection (respect procédure et délais), organisation et rédaction / diffusion des comptes rendus des réunions de service, préparation des comités de relecture hebdomadaire, commande de fournitures, photocopies, scans, réservation de salles, organisation de réunions ).
  • En cas de besoin, appui aux assistantes du Directeur Général (mise à jour de l'agenda du DG, accueil téléphonique)
  • Permanence du service entre 08h30 et 18h

    Descriptif de l'employeur

    Créée en avril 2010, l’Agence régionale de santé (ARS) Ile de France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires.

    Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social.

    Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers.

    Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.

    Le Cabinet du Directeur général a pour mission de sécuriser l'activité de la direction générale, de traiter les sujets sensibles ou réservés et de faciliter la circulation de l'information au sein de l'agence.

    Il est en charge de la définition et de la mise en œuvre de la politique de l'Agence relative au développement de la démocratie sanitaire, à l'information et la communication interne et externe, et à la bonne tenue des instances de gouvernance ainsi que du pilotage de la fonction inspection audit.

    Il fait l'interface entre le Directeur général et ses différents interlocuteurs, et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.

    Ainsi, le cabinet du Directeur général est composé de quatre entités : la chefferie de cabinet, le pôle Démocratie sanitaire, le pôle Information Communication, ainsi que le pôle Inspection.

    Nature du poste recherché

    Titulaire ou contractuel

    profil recherché

    BTS Assistant de direction minimum

    Expérience avérée de 3 à 5 ans sur un poste similaire

    Temps complet

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