Assistante/Assistant de direction H/F
ARS Ile-de-France
PARIS, FR
il y a 1j

Critères du Poste

Niveau d'études min. requis

Niveau III : Bac + 2 BTS, DUT, ou diplôme équivalent

FP2ADM04

Correspondance UCANSS

Versant

Fonction Publique d'Etat

Catégorie

Famille Professionnelle ( Rep. Ministériel des Emplois Types)

ACCUEIL, ASSISTANCE ET SERVICE A L'USAGER - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistante / Assistant de direction H / F

Activités essentielles

La fonction s’exerce en étroite collaboration avec le directeur de cabinet et la cheffe de cabinet du directeur général.

Elle nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphones et visites) provenant de l’agence, de l’extérieur ou des responsables hiérarchiques :

Prendre en charge le secrétariat courant de la direction :

  • Assure l’accueil téléphonique et physique, oriente les usagers et les appels ;
  • Assister le directeur général et le directeur général adjoint dans la gestion de leur activité quotidienne : agenda, planifier les rendez-vous, réunions, déplacements en fonction des priorités définies par le DG, la cheffe de cabinet et le directeur de cabinet.

    Organiser les déplacements et assurer le suivi logistique en lien avec les chauffeurs

  • Assurer la répartition du courrier arrivée vers le service compétent et le suivi du courrier départ ;
  • Assurer et sécuriser le traitement des informations internes et externes du secrétariat (enregistrement et suivi du courrier, suivi des parapheurs, accueil et gestion des appels téléphoniques...)

    Veiller sur les différentes boites mails fonctionnelles et réorienter les demandes,

    Tenir à jour les documents du directeur général (fichiers coordonnées des partenaires)

  • Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tient à disposition du directeur en temps utile ;
  • Evaluer, signale et oriente les urgences ;
  • Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques

    Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers,

    Participer à l’organisation générale du secrétariat (classement, archivage de documents )

    Préparer les dossiers, suivre les projets et activés du cabinet du Directeur général

    Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, traiter l’information en termes d’orientation, de diffusion et de régulation,

    Veiller à l’articulation avec les secrétariats des différents services de l’Agence (siège et délégations départementales) et des partenaires institutionnels (ministères, préfectures, conseils généraux, mairies, associations, établissements ),

    Assurer le suivi de l’activité et alimenter les tableaux de reporting

    Préparer le conseil de surveillance de l’agence

    Préparer et suivre les dossiers du directeur en veillant notamment au respect du délai de transmission des documents

    Préparer le comité régional de sécurité sanitaire

    Publier les arrêtés de délégations de signature du Directeur général

    Descriptif de l'employeur

    Créée en avril 2010, l’Agence régionale de santé (ARS) Ile-de-France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires.

    Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social.

    Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers.

    Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.

    Placée / placé auprès de la cheffe de cabinet et, le cas échéant, d’autres membres de l’équipe de direction, elle / il assiste le DG et le DGA dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

    Organisé, rigoureux, réactif, garant de la confidentialité absolue des dossiers, l’assistant du Directeur général joue le rôle d’interface avec l’ensemble des directions de l’agence et avec les partenaires institutionnels.

    Nature du poste recherché

    Titulaire ou contractuel

    profil recherché

    BTS Assistant de direction minimum / BAC + 2

    Expérience avérée de 3 à 5 ans sur un poste similaire

    Temps complet

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