Apprenti(e) en secrétariat au sein du secrétariat général - Contrat Apprentissage 2 ans
Parc national de Port-Cros
Hyères, France
il y a 5h

Poste basé à 83400 HYERES L'apprenti(e) devra assurer les principales missions suivantes : assistance du secrétariat général, Mise en forme de l'expression des besoins et instruction des bons de commande subséquents, Mise à jour des listings d'adressage,Contrôle et appui aux services pour l'application de la charte graphique du Parc national, Rédaction des relevés de décisions, Préparation des dossiers complexes pour les chefs de service et appui sur l'enregistrement des courriers, notes, rapports....... Fiche de poste (.pdf)

Apprenti(e) en secrétariat au sein du secrétariat général - Contrat Apprentissage 2 ans

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE

Sous la responsabilité de la responsable du secrétariat commun, l'apprenti(e) devra assurer les principales missions suivantes :

  • Assistance du secrétariat général
  • Mise en forme de l'expression des besoins et instruction des bons de commande subséquents
  • Mise à jour des listings d'adressage
  • Contrôle et appui aux services pour l'application de la charte graphique du Parc national
  • Rédaction des relevés de décisions
  • Préparation des dossiers complexes pour les chefs de service et appui sur l'enregistrement des courriers, notes, rapports
  • Participation à la prise de messages dans le cadre de renvois de lignes téléphoniques, transmission et relais d'informations
  • Aide aux chefs de service pour la préparation de réunions (recherches de disponibilité, envoi d'invitations...)
  • Appui à l'organisation de manifestations transversales
  • Aide à la réservation de billets de transport et de chambres d'hôtel
  • L'établissement étant dans une dynamique de réorganisation, les tâches du poste pourraient légèrement évoluer au sein de la même thématique de secrétariat.

    LIENS HIERARCHIQUES

    L'apprenti(e) sera placé(e) sous l'autorité de la responsable du secrétariat commun (N+1), et du secrétaire général (N+2).

    LIENS OPERATIONNELS ET RELATIONNELS

    Tous les services et secteurs de l'établissement et partenaires institutionnels.

    PROFIL DU CANDIDAT :

    Connaissances de base :

    Bonnes bases académiques des fonctions de secrétariat

    connaissances des outils bureautiques (texte, tableur, diaporama, messagerie )

    Savoir-être :

  • Sens des relations humaines, qualités d’écoute et de communication
  • Discrétion
  • Capacité d'adaptation
  • Autonomie
  • Rigueur dans l'exécution des tâches
  • Capacité d'initiative
  • Réactivité
  • Savoir-faire :

  • Travail en équipe et savoir animer une équipe
  • Capacité de synthèse
  • Capacité d'analyse
  • Expression écrite
  • Expression orale
  • MODALITES DE RECRUTEMENT

    Les candidatures seront présentées sous la forme d'une lettre de motivation, accompagnée d'un curriculum vitae détaillé.

    Elles devront parvenir au plus tard le 31 juillet 2020 (le cachet de la poste faisant foi) au Parc national de Port-Cros.

    Les envois électroniques seront possibles, dans les mêmes conditions d’échéance.

    Les candidatures sont à adresser à :

    M. le directeur du Parc national de Port-Cros

    181, allée du Castel Sainte-Claire

    83406 HYERES CEDEX

    L'enveloppe de transmission devra préciser : Candidature apprenti(e) au secrétariat commun .

    Une présélection des candidatures sur dossier interviendra lors de la première quinzaine du mois d’août 2020. Cette phase sera suivie d’une audition des candidats présélectionnés.

    Personnes à contacter pour des précisions sur les modalités de candidature ou les missions et compétences du poste :

  • M. Patrice Lardé, secrétaire général : patrice.larde portcros-parcnational.fr
  • Mme Renée Marro, cheffe du pôle RH : renee.marro portcros-parcnational.fr
  • Mme Carol Bongard, adjointe à la cheffe de pôle RH : carol.bongard portcros-parcnational.fr
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