Secrétaire de direction dpqru à 80% h/f
CHU Dupuytren 1
Limoges
il y a 3j

Descriptif

Fonction : Secrétaire de direction

Métier (précisez également le code métier) : Secrétaire (45S30)

Liaisons hiérarchiques :

Directeur des Parcours patient, de la Qualité-gestion des risques et des Relations avec les Usagers (DPQRU)

Responsable de la démarche qualité

Responsable des relations avec les usagers

Liaisons fonctionnelles :

L'ensemble des autres directions du CHU (secrétariats, directeurs)

L’équipe DPQRU,

Les responsables des différents secteurs du CHU (médicaux, paramédicaux)

Les interlocuteurs extérieurs à l’établissement (ARS, ASN, SHAM, )

Mission principale :

Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour l’équipe la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au suivi des dossiers.

Coordonner la logistique (organisation de réunion, formations et déplacements professionnels ).

Le titulaire du poste assure le fonctionnement du secrétariat de Direction en binôme avec une autre secrétaire. Ceci implique l'ensemble des missions dévolues au secrétariat DPQRU, à savoir :

Accueil physique et téléphonique (professionnels, usagers )

Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées

Organisation des déplacements

Gestion des agendas / prise de rendez-vous

Réception et traitement de messages téléphoniques et / ou électroniques

Prise de note, frappe et mise en forme des documents

Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, classement et archivage)

Reproduction et diffusion de documents

Gestion des stocks de produits et matériels dans son domaine (papeterie )

Missions spécifiques (en complément de la mission principale) :

Missions en lien avec le secteur des Relations avec les Usagers sur le partenariat avec les différentes associations.

Saisie et suivi des congés sur le logiciel.

Suivi et transmission des dossiers pilotés et coordonnés par la direction, en lien avec la tutelle et les différents partenaires (ARS, HAS, CPAM, ASN ).

Suivi et classement des conventions

Spécificités du poste :

Poste devant appréhender des thématiques très variées, nécessitant une capacité d’adaptation et d’organisation forte au regard du large périmètre couvert par les missions de la direction.

Poste à temps non complet à 80% avec une DQT de 7h30.

Formations obligatoires requises :

Secrétariat et gestion administrative

Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Moyens mis à disposition (techniques, humains, financiers) :

Poste téléphonique

Formations Qualifications (Savoir) :

Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook etc )

Connaissance du fonctionnement et contexte institutionnel

Maitrise des techniques d’accueil et d’organisation

Connaissances particulières (Savoir-faire) :

Capacités à programmer, suivre les différents sujets et alerter en cas de situation à risque

Connaissance de l'hôpital

Travailler en équipe pluridisciplinaire : partager les informations

Savoir traiter l’information en l’orientant vers la personne compétente

Expériences professionnelles (Savoir-faire) :

Secrétariat de direction

Bonne connaissance de l'administration hospitalière

Qualités professionnelles (Savoir-être) :

Rigueur et exactitude

Discrétion (respect du secret professionnel)

Diplomatie, tact et mesure

Qualités relationnelles

Réactivité

Avoir le sens de l’organisation

Aisance rédactionnelle

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