Secrétaire pédagogique responsable de la gestion administrative des stages (2019-318)
Siège de l'AP-HP
Paris, FR
il y a 2j

PERMANENTES

Assure la gestion administrative de l’offre de stage

  • Relations avec les formateurs coordonnateurs de stage
  • Relations avec les secrétaires pédagogiques
  • Relations avec les stagiaires des 4 filières de formation
  • Relations avec les partenaires de stage
  • Relations avec les services supports institutionnels
  • Toutes ces missions comprennent la dimension de communication et d’information des différents acteurs concernés.

    ACTIVITÉS PRINCIPALES

    Mise en stage des stagiaires des 4 filières de formation

  • Gestion administrative des affectations des stagiaires sur tableur ou logiciel dédié
  • Diffusion des annonces de stage aux terrains partenaires
  • Gestion du circuit des conventions de stage : édition, vérification ,signature, transmission, archivage.
  • Constitution des documents de stages par stagiaire
  • Gestion de la traçabilité du temps de stage (présences, absences, accidents)
  • Enregistrement et traçabilité des accidents en stage
  • Saisie des informations dans le logiciel de scolarité
  • Courriers liés à la scolarité
  • Gestion administrative de la base de données des stages

  • Conception d’un annuaire des stages pour les 4 filières
  • Saisie des informations par terrain de stage
  • Actualisation des informations par terrain de stage
  • Mise en œuvre de la démarche la qualité et gestion des risques pour la gestion administrative des stages

  • Contribution au processus qualité de la formation clinique
  • Suivi des indicateurs de satisfaction des stagiaires et des partenaires de stage
  • Mise en œuvre des règles de Maîtrise des Informations Documentées et de Gestion Documentaire
  • Mise en œuvre de la procédure d’archivage institutionnelle
  • Missions ponctuelles ou spécifiques

  • Contribution à la permanence de l’accueil physique et téléphonique en relai des secrétaires pédagogiques des 2 instituts
  • Suppléance ponctuelle du secrétariat pédagogique (Instances, rentrée scolaire, épreuves de sélection et d’admission)
  • Gestion logistique des réunions de partenaires de stage
  • Participation aux comité des stages du Groupe Hospitalier
  • LE PROFIL : SAVOIR-FAIRE REQUIS

    SAVOIR-FAIRE REQUIS

  • Gestion d’une base de données
  • Tableaux croisés dynamiques
  • CONNAISSANCES ASSOCIÉES

  • Règlementation des stages pour les 4 filières
  • Planification des alternances des 4 filières
  • Chartes d’encadrement des établissements partenaires
  • Démarche qualité appliquée aux stages
  • Règlements intérieurs des Instituts du CFDC
  • Dynamisme;
  • Capacité d’adaptation ;
  • Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation ;
  • Relationnelles : sens de l’écoute des demandes des différents partenaires
  • PRÉREQUIS

  • Techniques : Maîtrise des logiciels de bureautique (Excel avancé, Word, Powerpoint )
  • Communicationnelles : Expression orale et écrite professionnelles
  • Relationnelles : Travail d’équipe, reporting
  • Organisationnelles : Sens des priorités, anticipation
  • AUTRE :

    Poste à pouvoir à temps complet - situé 33 bvd de Picpus 75012 PARIS

    Amplitude de travail : 7h36 sur la base de 35 heures hebdomadaires,

    Amplitude horaire entre 9H et 17H.

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