Secrétaire pédagogique responsable de la gestion administrative des stages (2019-318)

Siège de l'AP-HP

Paris, FR

il y a 2j

PERMANENTES

Assure la gestion administrative de l’offre de stage

Relations avec les formateurs coordonnateurs de stage

Relations avec les secrétaires pédagogiques

Relations avec les stagiaires des 4 filières de formation

Relations avec les partenaires de stage

Relations avec les services supports institutionnels

Toutes ces missions comprennent la dimension de communication et d’information des différents acteurs concernés.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Mise en stage des stagiaires des 4 filières de formation

Gestion administrative des affectations des stagiaires sur tableur ou logiciel dédié

Diffusion des annonces de stage aux terrains partenaires

Gestion du circuit des conventions de stage : édition, vérification ,signature, transmission, archivage.

Constitution des documents de stages par stagiaire

Gestion de la traçabilité du temps de stage (présences, absences, accidents)

Enregistrement et traçabilité des accidents en stage

Saisie des informations dans le logiciel de scolarité

Courriers liés à la scolarité

Gestion administrative de la base de données des stages

Conception d’un annuaire des stages pour les 4 filières

Saisie des informations par terrain de stage

Actualisation des informations par terrain de stage

Mise en œuvre de la démarche la qualité et gestion des risques pour la gestion administrative des stages

Contribution au processus qualité de la formation clinique

Suivi des indicateurs de satisfaction des stagiaires et des partenaires de stage

Mise en œuvre des règles de Maîtrise des Informations Documentées et de Gestion Documentaire

Mise en œuvre de la procédure d’archivage institutionnelle

Missions ponctuelles ou spécifiques

Contribution à la permanence de l’accueil physique et téléphonique en relai des secrétaires pédagogiques des 2 instituts

Suppléance ponctuelle du secrétariat pédagogique (Instances, rentrée scolaire, épreuves de sélection et d’admission)

Gestion logistique des réunions de partenaires de stage

Participation aux comité des stages du Groupe Hospitalier

LE PROFIL : SAVOIR-FAIRE REQUIS

SAVOIR-FAIRE REQUIS

Gestion d’une base de données

Tableaux croisés dynamiques

CONNAISSANCES ASSOCIÉES

Règlementation des stages pour les 4 filières

Planification des alternances des 4 filières

Chartes d’encadrement des établissements partenaires

Démarche qualité appliquée aux stages

Règlements intérieurs des Instituts du CFDC

Dynamisme;

Capacité d’adaptation ;

Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation ;

Relationnelles : sens de l’écoute des demandes des différents partenaires

PRÉREQUIS

Techniques : Maîtrise des logiciels de bureautique (Excel avancé, Word, Powerpoint )

Communicationnelles : Expression orale et écrite professionnelles

Relationnelles : Travail d’équipe, reporting

Organisationnelles : Sens des priorités, anticipation

AUTRE :

Poste à pouvoir à temps complet - situé 33 bvd de Picpus 75012 PARIS

Amplitude de travail : 7h36 sur la base de 35 heures hebdomadaires,

Amplitude horaire entre 9H et 17H.

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