Gestionnaire administratif - pui secteur médicaments et udm
AP-HP Hôpital Louis Mourier
Colombes
il y a 5j

DMU PRISME

Le DMU (Département Médico-Universitaire) PRISME réunit les spécialités :

Pharmacie, Produits de santé, Recherche clinique, Information médicale, Santé publique hospitalière, Méthodes en évaluation, Epidémiologie.

La taille et la multiplicité des sites de notre DMU nous offrent des possibilités de nous fédérer autour d’un projet commun afin de partager et d’avancer ensemble sur des nouvelles organisations, plus cohérentes, plus efficaces et plus performantes.

PRESENTATION

La PUI est composée de 3 secteurs :

  • les Médicaments,
  • les Dispositifs Médicaux
  • la Stérilisation Centrale
  • COMPOSITION DE L’EQUIPE

    Equipe ParamédicaleMEDUDMSTEEquipe Médicale

    Cadre supérieur de santé1Chef de service1

    Cadre de santé11Praticien Hospitalier4

    PPH1122Praticien Assistant 3,5

    AS 2 05Praticien Attaché

    ASHQ 036Interne en pharmacie3

    LIAISONS

    HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)

    Directeur des Soins

    Cadre Paramédical de DMU

    Cadre Supérieur de Santé

    FONCTIONNELLES

    Tous les professionnels de santé en lien avec la structure, le groupe hospitalier et partenaires

    Missions Permanentes

    Tableaux de bord des services de soins :

    Extraction des données de consommation de médicaments pour les services de soins

    Récupération des données d’activité des services

    Suivi bisannuels et participation à l’analyse des données de consommations

    Rédaction du bilan semestriel et annuel par service

    Suivi et contrôle mensuel des références sensibles en fonction des services

    Suivi de la consommation des antibiotiques (participation à la mise en place puis suivi trimestriels des tableaux de bord de la consommation des antibiotiques par service)

    Maîtrise des dépenses de santé (en lien avec la direction des finances) :

    Lecture et aide à l’analyse des données de consommation fournies par la direction des finances.

    Aide à la préparation des réunions avec la direction des finances

    Optimisation de la gestion des stocks et des passations de commande (en collaboration avec le PPH de gestion) :

    Analyse et proposition d’optimisation des stocks mini / maxi en fonction des taux de couverture et de la rotation des médicaments sur tous les secteurs

    Participation à la gestion des périmés des produits onéreux (MDS, hors T2A et médicaments de rétrocession) et des médicaments hors livret : suivi informatique, alerte, proposition d’actions

    Suivi mensuel et veille de la valorisation des stocks de médicaments sur tous les secteurs.

    Aide à la gestion des hors livret (statistiques de consommation, )

    Suivi des commandes OCP dans l’objectif de diminution des dépenses

    Suivi des commandes non réceptionnées sur SAP

    Suivi et mise en place d’indicateurs d’activité / qualité :

    Secteur gestion (périmés, urgences coursiers, commandes TRI et MED Ageps, changements de marché, valorisation des stocks, )

    Secteur distribution (bons d’urgence, commandes globales, )

    Participation à la rédaction du rapport d’activité (chapitre gestion des médicaments)

    Inventaires de clôture de fin d’année et intermédiaires (inter-secteur MED et UDM) :

    Participation aux formations annuelles APHP sur les inventaires de clôtures d’exercice.

    Préparation des bases de données avant inventaire (paramétrage, homogénéité, témoins de suppression, )

    Préparation des supports d’inventaire

    Vérification et enregistrement des données de comptage, Validation informatique

    Enregistrement des PV d’inventaire

    Gestion des bases de données informatiques :

    Analyse quotidienne des écarts de stock et Idocs d’entrée et de sortie entre Copilote et SAP (dans le cadre du suivi des interfaces).

    Cadrages Copilote / SAP en lien avec le référent stock du GH.

    Entretien des bases de donnée Copilote et SAP (paramétrage, dotations, étiquettes, ).

    Extractions ponctuelles en fonction des demandes.

    Gestion des dossiers de facturation de rétrocession :

    Validation et envoi des bordereaux de facturation des dossiers de rétrocession aux traitements externes,

    Suivi avec les préparateurs et pharmacien rétrocession des dossiers à problème,

    Interlocuteur du service des traitements externes,

    Suivi des litiges Sécu

    Suivi de l’interface Phédra rétrocession / SAP

    Système qualité :

    Participation à la rédaction et à la mise à jour des procédures et documents de travail du secteur concerné

    Mises à jour de la documentation PUI (Livret du médicament, support de commande, catalogues AGEPS / OCP, rubrique pharmacie Intranet LMR)

    Participation à la rédaction de procédures, de fiches techniques, mise à jour des différents outils de travail.

    Implication dans l’institution et inter-secteur PUI

  • Participation aux réunions du service - pôle - institutionnelles et groupes de travail
  • Remplacement mutuel avec l'autre agent et possibilité de coopération avec l'autre agent pour traitement de données du magasin médical
  • Participation aux audits et certification
  • QUOTITE DE TRAVAIL

    Temps plein : Poste en 7h30 Poste en 7h36

    HORAIRES DE TRAVAIL

    9h00 16h30 (ou 36 suivant quotité de travail)

    SAVOIR FAIRE REQUIS

  • Rigueur dans le travail, disponibilité, ponctualité,
  • Sens du travail en commun, esprit d’équipe,
  • Tenue générale, adaptabilité (gérer des priorités), maîtrise de soi,
  • Communication, pédagogie,
  • Esprit d’initiative, autonomie,
  • Discrétion, secret professionnel.
  • CONNAISSANCES ASSOCIEES

    DescriptionNiveau de connaissance

    Elaborer des tableaux de bord, analyser des données, et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaineConnaissances opérationnelles

    Analyse et optimisation de la gestion des stocks de produits dans son domaine de compétence,Connaissances opérationnelles

    Concevoir et formaliser des procédures - protocoles - modes opératoires - consignes relatives à son domaine de compétenceConnaissances opérationnelles

    Hiérarchisation des besoins et du degré d’urgence face aux demandes de services,Connaissances opérationnelles

    Gestion des produits pharmaceutiques au sein des unités de soins,Connaissances opérationnelles

    Archivage des données, des informations, des documents de diverses natures,Connaissances opérationnelles

    Communication / relations interpersonnellesConnaissances approfondies

    PRE-REQUIS

    Connaissances en gestion de stocks et financière,

    Maîtrise informatique indispensable.

    GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

    Possibilité de formations, exemple TMS, gestion du stress du temps

    Adaptation de l’équipement bureautique

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