Assistant-e en gestion administrative (H/F)
CNRS
VILLEJUIF, Ile-de-France
il y a 5j

Rémunération :

entre 2000 et 2450 € bruts mensuels selon expérience

Niveau d'études souhaité : Bac+2

Expérience souhaitée : Indifférent

Missions

Sous l'autorité fonctionnelle du responsable du pôle ressources financières du secrétariat général, l'assistant-e en gestion administrative assure la gestion des crédits d'action sociale et de restauration dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière.

Il est également le référent en matière de restauration sociale à l'échelle de la circonscription et de la délégation.

Sous l'autorité du secrétaire général et de son adjointe, l'assistant-e en gestion administrative apporte un soutien administratif à l'attention des laboratoires de la circonscription et de la délégation régionale Île-de-France Villejuif.

Activités

1 Gestion des crédits d'action sociale et de restauration

  • Préparer, exécuter et suivre les budgets dédiés à la restauration et à l'action sociale
  • Préparer les budgets annuels (initial et rectificatif)
  • Suivre les crédits dédiés au fonctionnement des syndicats nationaux franciliens en collaboration avec le siège du CNRS
  • Produire des bilans financiers et des statistiques dans les domaines de l'action sociale et de la restauration
  • Engager les commandes et suivre les dépenses
  • Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
  • Alimenter les tableaux de bord du domaine d'activité et en assurer le suivi
  • Assurer le suivi la restauration sociale à l'échelle de la circonscription (qualité, respect des règles d'hygiène, inspection des équipements )
  • Contribuer à la définition du besoin dans le cadre de l'offre de restauration
  • Octroyer les droits d'accès à la restauration aux usagers
  • Travailler en collaboration avec la direction des ressources humaines du CNRS et avec les assistants sociaux de la délégation
  • Classer et archiver les pièces comptables et les dossiers
  • Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
  • Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine de l'action sociale
  • Participer aux réunions / séminaires de la filière
  • 2 Soutien administratif aux laboratoires

  • Elaborer les actes juridiques relatifs au fonctionnement des unités et de la délégation (délégation de signature, nomination des assistants de prévention / personnes compétentes en radioprotection / chargés de sécurité des systèmes d'information, nomination des responsables de service.
  • et assurer leur publication dans le Bulletin Officiel du CNRS
  • Conseiller les unités de recherche sur la mise en place du conseil de laboratoire et l'élaboration de leur règlement intérieur
  • Participer à la négociation et à l'élaboration de conventions diverses (hébergement, restauration)
  • Connaissances :

  • Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
  • Organisation et fonctionnement du CNRS
  • Droit public
  • Règles et des techniques de la comptabilité publique et des marchés publics
  • Notions sur la réglementation de la sécurité alimentaire et sur les méthodes de contrôle de la restauration
  • Compétences opérationnelles

  • Savoir appliquer et faire appliquer les textes réglementaires, des procédures et des règles
  • Savoir analyser les données comptables et financières
  • Rigueur et capacité organisationnelle
  • Tenir compte des besoins et contraintes
  • Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Savoir rechercher l'information, la vérifier
  • Savoir utiliser les techniques de classement et d'archivage
  • Savoir rendre compte
  • Maîtriser les outils bureautiques
  • Autonomie et de réactivité
  • Etre force de proposition
  • Etre polyvalent et hiérarchiser ses activités
  • Avoir des capacités d'analyse
  • Savoir travailler en équipe et en mode collaboratif
  • Respecter la confidentialité
  • Contexte de travail

    La Délégation régionale Île-de-France Villejuif assure la gestion de 110 structures de recherche et 2100 personnels dont 375 personnels non titulaires et héberge le service mutualisé d'Ile de France (IFSEM).

    L'activité s'exerce au sein du secrétariat général de la Délégation régionale Île-de-France Villejuif. L'assistant-e en gestion administrative est placé(e) sous l'autorité du secrétaire général et de son adjointe, et sous l'autorité fonctionnelle du responsable du pôle ressources financières pour les activités relevant de l'action sociale et de la restauration.

    Il / elle sera intégré(e) dans un service de 14 personnes.

    La délégation Ile-de-France Villejuif est localisée sur le site du Campus CNRS au 7 rue Guy Môquet à Villejuif, à 10 minutes à pied d'une station de métro.

    La délégation dispose, pour son personnel, d'un restaurant d'entreprise et d'un parking.

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