Gestionnaire administratif d'unité
IRD
Marseille, FR
il y a 6j

Polyvalence Disponibilité Travail en équipe

La structure que vous allez rejoindre

L’unité de recherche MERIT est une unité mixte de recherche entre l’IRD et l’Université de Paris (UP). Elle conduit des programmes de recherche destinés à comprendre les phénomènes à l’origine de la morbidité et de la mortalité pendant la grossesse, au cours du post-partum et lors des premières années de vie.

Merit s'est réorganisée début 2019 en mono-équipe avec 3 axes thématiques : "Interactions hôte-pathogène (HOPE)", "Médicament : de la molécule au marché (MEDS)" & "Adaptation génétique de l'hôte (GENE)".

Aux 3 axes de recherche s'ajoute le pôle GECO (9 agents) en charge de la gestion, du développement d'outils, de la mise en place de la démarche qualité, de la communication et des relations avec l'université.

Le pôle est un service commun d’appui à la recherche qui a pour objectif de faciliter le travail des axes au sein de l’unité.

Il a une fonction d’information, d’assistance et de conseil auprès des personnels de l’unité sur toutes questions administratives, réglementaires, financières.

Le pôle assure le pilotage des dossiers administratifs, le suivi de décisions et la coordination des moyens de la structure.

Il a enfin un rôle d’interface entre administratifs et scientifiques ainsi qu’entre l’implantation parisienne et les laboratoires au Bénin et au Ghana.

Une mission attractive

Sous la responsabilité de la responsable administrative, votre mission consistera à prendre en charge la gestion courante de l’UMR MERIT et la gestion du secrétariat.

Vos activités se déclineront comme suit :

  • Gestion budgétaire : engagement des dépenses - vérification des services fait - suivi des factures, relance fournisseur, -suivre les crédits - alimenter les base de données
  • Gestion Administrative : gérer les différents dossiers de recrutement (CDD, VI, Stagiaires ..) - préparer les conventions d’accueil des étudiants - planifier et organiser les réunions -alimenter les bases de données
  • Interface, gestion des outils : assurer l’interface avec les services d’appui de l’Université de Paris et de l’IRD - utiliser les outils internes et les logiciels institutionnels (IRD et UP)
  • Communication : accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les visiteurs et personnels de l’unité - assurer la gestion et l’actualité du site web - récupérer les informations et établir la lettre mensuelle de l’unité - diffuser les comptes rendus de réunions -
  • Qualité : pilotage du processus achat mission - assurer la mise à jour du guide des bonnes pratiques de gestion
  • Votre future équipe

    L’agent recruté intègrera une équipe composée de 25 chercheurs et enseignants chercheurs, 13 IT statutaires au sein d’une UMR de 60 personnes environ.

    Le profil que nous recherchons

    Vous avez développé les compétences suivantes :

  • Maitriser la réglementation de base des domaines traités (Missions, Gestion financière, Ressources humaines ),
  • Maîtriser les logiciels Sifac, Phare, Filemaker et Wordpress
  • Connaitre la norme Iso 9001 et savoir établir des processus dans son domaine d’activité
  • Connaissance de la politique de site à l’Université de Paris Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie ) µ
  • Savoir établir des états de synthèse et rédiger des courriers administratifs
  • Maîtriser l'organisation et les techniques d'un secrétariat (assistance multitâches)
  • Vous faites preuve des qualités humaines suivantes :

  • Avoir le sens de l’écoute et le goût du travail en équipe au sein d’un collectif.
  • Avoir le sens de l’organisation, de l’initiative et de l’anticipation
  • Vous avez une formation dans le domaine de la gestion & administration (diplôme de niveau 4 -baccalauréat)

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