Assistant administratif et accueil - Bilingue anglais (F/H) (H/F)
Eurasante
885, AVENUE EUGÈNE AVINÉE 59120 LOOS, FRANCE
il y a 13j

Description du poste

Au sein de l’équipe Accueil, vous êtes en charge d’activités administratives pour différents départements et vous assurez l’accueil physique et téléphonique du siège de la société.

Votre rôle fait de vous l’un des premiers points de contact de nos différents interlocuteurs internes (nouveaux embauchés, moyens généraux, support informatique, ) et externes (candidats, prestataires de service, partenaires ).

En d’autres termes, à l’aide des moyens mis à votre disposition, nos visiteurs et salariés reçoivent, de votre part, un accueil de qualité, reflet des modes de travail de l’entreprise.

Missions

  • Dans le respect des procédures en place, vous assurez l’accueil :
  • téléphonique : réception des appels entrants, qualifications, transferts, mises en attente, prises de message,
  • physique : accueil sur le site, gestion des accès des visiteurs et des salariés de l’entreprise,
  • Vous gérez le planning des salles de réunion, planifiez les réunions et assurez le maintien en état adéquat des ressources logistiques (salles, matériels )
  • Vous gérez le tri et la distribution du courrier et des colis
  • Vous organisez des déplacements (réservation des transports, hôtels, etc. ) et préparez les dossiers de voyage pour chacun des voyageurs
  • Vous gérez les demandes et les commandes de fournitures, vous suivez et pilotez la gestion des stocks
  • Vous assurez le classement électronique, papier et l’archivage des factures pour le service comptabilité
  • Vous êtes amené à réaliser d’autres taches administratives, en fonction des besoins des différents départements.
  • Dans une démarche d’amélioration continue, avec vos collègues et votre manager, vous identifiez et proposez des modifications, ou des créations de modes opératoires
  • Profil recherché

  • Vous justifiez d’une expérience confirmée d’au moins une année sur des postes similaires et dans un environnement idéalement international.
  • Vous êtes efficace grâce à votre sens du service client et votre persévérance qui vous permettent de trouver des solutions dans un environnement dynamique, convivial mais exigeant.
  • Vous faites preuve d’une très forte capacité d’adaptation, d’organisation et de gestion des priorités. Votre rigueur, votre discrétion et votre sens de la confidentialité sont reconnus et appréciés.
  • Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, dans un contexte professionnel.
  • Vous utilisez quotidiennement le Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) à un niveau avancé.
  • Vous véhiculez l’image de l’entreprise : votre présentation est soignée et votre attitude adaptée.
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