Secrétaire de direction - INSPÉ Livry Gargan
Université Paris-Est Créteil
Créteil, Francia
il y a 11h

Type de poste : vacant Catégorie : C Grand domaine : Direction Quotité : 100% : BAP J : Gestion et pilotage Famille : Administration et pilotage

Site geographique

Campus de Livry-Gargan

Composante / Directions / Service

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Assister l’équipe de direction du site de Livry-Gargan dans l’organisation quotidienne de son activité au sein d’un institut formant les futurs enseignants du 1er degré

Activités principales

  • Accueillir et prendre en charge les usagers et autres publics (accueil physique et téléphonique)
  • Planifier l’agenda et les rendez-vous de l’équipe de direction
  • Traiter les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
  • Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions (réalisation de comptes rendus)
  • Mettre en forme et valoriser les supports écrits
  • Apporter un soutien logistique pour l’instruction des dossiers ou la gestion du service notamment dans le cadre de la préparation des jurys de titularisation des étudiants fonctionnaires stagiaires
  • Saisir et mettre à jour des bases de données et documents divers
  • Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe
  • Assurer l’interface avec les services de la direction générale de l’Inspé et les partenaires extérieurs
  • Activités associées

  • Assurer le suivi d’actions ponctuelles en lien avec le service pédagogique du site (conventions de stage, vérification des notes, etc.).
  • Assister la gestionnaire administrative du site dans le suivi des dossiers des enseignants.
  • Accompagner le recrutement et la formation des surveillants d’examens.
  • Compétences requises

    Connaissances

  • Connaître les règles de scolarité et de fonctionnement d’une administration, ainsi que dans le domaine de l’enseignement primaire (écoles maternelles et élémentaires)
  • Posséder des connaissances générales de la gestion administrative
  • Compétences opérationnelles

  • Accueillir le public et gérer les appels téléphoniques
  • Rédiger des courriers appropriés en fonction de l’interlocuteur
  • Avoir une parfaite maîtrise orale et posséder des techniques rédactionnelle (orthographe irréprochable) et de synthèse
  • Utiliser des logiciels de bureautique (traitement de textes, tableur, base de donnée, gestionnaire de messagerie électronique)
  • Organiser son espace et son temps de travail
  • Savoir référer, à sa hiérarchie, les situations qui demandent à l’être
  • Savoir encadrer, animer et coordonner une équipe
  • Savoir prendre des initiatives
  • Compétences comportementales

  • Être organisé, rigoureux et dynamique
  • Être réactif
  • Savoir faire part de discrétion
  • Travailler en équipe
  • Posséder un sens du contact et du service
  • Signaler cette offre d'emploi
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