Secrétaire administratif (ve)
Agence de l'eau
ROUEN , France
il y a 6h

Définition des fonctions

Poste publié dans le cadre d’une réorganisation actée en CT du 12 / 02 / 2021. Dans le cadre d’une réorganisation, ce poste est ouvert prioritairement aux agents affectés à la DTSAv

L’Agence de l’eau Seine-Normandie est un établissement public de l’Etat dont le rôle est d’aider tout acteur qui agit pour la protection de l’eau ou des milieux naturels tant au plan de la qualité que de la quantité.

Ses ressources proviennent de taxes affectées dont l’agence assure le recouvrement ; son budget est de l’ordre de 800 ME par an et ses effectifs de 380 agents.

Les missions de l’agence sont exercées dans 6 directions territoriales, dont la direction territoriale et maritime Seine-Aval basée à Rouen.

Suite à sa réorganisation, la direction territoriale et maritime Seine-Aval se compose de quatre services :

  • un service en charge des affaires générales et du paiement des aides (SAGF);
  • un service dédié à l’accompagnement des maîtres d’ouvrage pour leurs actions de réduction des rejets et d’accès à l’eau potable (SICI);
  • un service en charge de la connaissance, des milieux aquatiques, de la protection de la ressource et de la politique territoriale (SCMAPR);
  • un service en charge de la performance des ouvrages et de la perception des redevances (SPOR).
  • Le poste proposé est rattaché au service AGF et concerne principalement les missions administratives d’appui aux services ICI et AGF.

    A partir de directives d’organisation des services : traite les informations dans le cadre de procédures administratives définies et assure l’instruction administrative et la gestion des dossiers dont elle a la charge ), plus précisément :

  • Assure le traitement, la création, le classement, l’envoi, la transmission et le suivi des courriers des services (AIRS, ARCD, relances )
  • Gère les agendas partagés de services, la transmission des documents et informations dans les services,
  • Réalise les copies, le classement, l’archivage des dossiers, l’organisation du répertoire informatique des services et la mise à jour des fichiers et documents et lettre type des services;
  • Assiste les chargés d’opérations pour le suivi administratif des dossiers d’aides (réception de la demande, recherche des informations nécessaires à l’instruction, conception du volume de commission des aides, envoi des conventions d’aides financières aux attributaires), et pour les prises de rendez-vous et l’organisation de réunions ;
  • Assiste les intructeurs de gestion financière pour le suivi administratif des dossiers de paiements (retour des titres II, édition des fiches navettes, constitution des dossiers, édition des courriers de relance et publipostage, gestions des demandes sous Démarches simplifiées ou autre logiciel)
  • Assiste les chefs de services dont elle a la responsabilité, dans l’organisation des réunions avec les attributaires, réunion de service et réunion plénière et aide à la rédaction des compte rendus ;
  • Gère les procédures internes pour tout ce qui a trait au fonctionnement administratif du service ;
  • Assure le relais pour le service AGF, en liaison avec la chargée de direction, la circulation de la documentation, revues et documents de communication, des commandes de matériel et de fournitures, des propositions de formations ;
  • Peut élaborer et proposer des outils visant à faciliter et améliorer le fonctionnement du service.
  • Missions transversales pour la DT :

  • Assure le traitement, la création, le classement, la transmission et le suivi des courriers avec l’application AIRS courrier ;
  • Suivi et mise à jour des courriers signalés, des rendez-vous, des notes
  • Assiste la directrice territoriale pour des besoins ponctuels
  • Supplée en cas d’absence la chargée d’assistance de direction
  • Participe à la continuité du service administratif
  • Savoirs :

    Connaissance des organisations, règles, procédures intrenes à la DTSAV

    Connaissance de base des domaines d’intervention de l’agence des services techniques suivis.

    Savoirs faire :

    Maîtrise des outils bureautiques

    Savoirs être : Réactivité

    Disponibilité

    Avoir l’esprit d’équipe

    Etre rigoureux

    Avoir le sens de l’organisation

    Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

    L’assistant(e) est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du chef de service affaires générales et financières et sous l’autorité fonctionnelle du(de la) coordonnateur(trice) de gestion administrative.

    L’assistant(e) administratif est en relation avec les chargés d’opération, les instructrices de gestions financières.

    Date limite de candidature

    Critère candidat

    Diplôme minimum requis

    Conditions d'accès

    Les candidats au recrutement interne doivent justifier d’une expérience professionnelle d’au moins quatre années de services effectifs dans des fonctions de la catégorie V au sein d’une agence de l’eau.

    Les candidats au recrutement externe doivent justifier du baccalauréat, ou d’un diplôme de niveau équivalent sanctionnant la fin du second cycle de l’enseignement secondaire ou de tout autre diplôme certifié au moins de niveau IV de qualification, ou d’un titre ou diplôme équivalent.

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