Assistant de directions H/F
MNH
185 rue de Bercy 75012 PARIS, France
il y a 18j

Description de la mission

Préparer et faciliter l'instruction des dossiers confiés au(x) responsable(s) et / ou directeur :

  • Assurer une veille des informations utiles dans le cadre de ces dossiers en utilisant les sources existantes (documentation, internet ), les synthétiser à l'attention de sa hiérarchie et mettre à jour les informations recueillies.
  • Faire circuler les informations utiles auprès des membres de l'équipe et coordonner le recueil d'informations, de données, auprès de différents services.
  • Contrôler le respect des échéances définies par la hiérarchie pour les différents dossiers suivis.
  • Prendre des rendez-vous et gérer l'agenda d'un ou de responsable(s) / directeur.
  • Organiser la logistique des déplacements dans l'optique d'optimiser leur temps.
  • Elaborer et rédiger les documents :

  • Participer à la conception et à la mise en forme de courriers, de comptes rendus de réunions.
  • Organiser des mailings et assurer leur envoi.
  • Assurer la mise à jour et l'évolution des tableaux de bord et outils d'évaluation nécessaires au bon fonctionnement de l'activité et exploiter les statistiques.
  • Améliorer, le cas échéant, les supports existants en fonction des objectifs définis par son ou ses responsable(s) / directeur.
  • Elaboration de présentations sous format PowerPoint
  • Participer à l'élaboration et au suivi de la mise en œuvre du budget :

  • Renseigner les indicateurs permettant à sa hiérarchie d'établir les prévisions budgétaires de l'activité.
  • Vérifier les demandes d'achat au regard de ces prévisions et effectuer les commandes dans le but d'engager les dépenses prévues.
  • Elaborer des documents de suivi des réalisations budgétaires
  • Mettre en forme et tenir à jour les plannings du ou des directeur(s) / responsable(s) et de son équipe.

    Organiser le classement et l'archivage afin de faciliter la consultation de la documentation et des dossiers suivis.

    Profil

    Une expérience professionnelle de 3 à 5 ans minimum est requise dans le domaine de l'assistanat.

    Un diplôme de niveau Bac +2 / 3 est requis (de type BTS Assistant de manager, BTS Assistant de gestion PME-PMI, DUT Gestion des entreprises et des administrations, Bachelor ).

    Connaissances :

  • Techniques d'organisation et de planification des activités
  • Méthodes de classement et d'archivage des documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et / ou physique
  • Techniques de communication (expression écrite et / ou orale)
  • Logiciels / applications / outils bureautiques
  • Connaissance des fondamentaux en gestion de projets
  • Savoir-faire :

  • Etablir et gérer un planning d'activité
  • Gérer des priorités
  • Synthétiser des informations / des données
  • Rédiger des rapports, études et / ou synthèses
  • Formuler des recommandations
  • Prise en charge en autonomie de dossiers / activités opérationnel(le)s
  • Conception et alimentation de tableaux de bord
  • Elaboration de présentations
  • Savoir-Etre :

  • Sens de l'organisation
  • Autonomie
  • Goût pour la communication
  • Capacité d'adaptation
  • Rigueur
  • Confidentialité / Discrétion
  • Prise de fonction souhaitée

    nehs services

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