secrétaire de direction
Hospices Civils de Lyon
Lyon, France
il y a 6j

Le poste à pourvoir est un poste à plein temps de Secrétaire de Direction auprès du Directeur du Groupement Hospitalier Nord et de deux directeurs référents.

DOMAINE D’ACTIVITE ET PRINCIPALES TACHES DU POSTE Accueil physique : orientation du public, prise de message, remise de documents Accueil, information, gestion des appels téléphoniques (y compris demandes urgentes liées à la garde de Direction du GHN) Anticipation, organisation des réunions institutionnelles : réunions de direction, gouvernance locale, CMEL, réunion des cadres, plan blanc Rédaction et frappe des courriers et comptes rendus de réunions, suivi des courriers, diffusion d’informations, suivi des courriers à la signature de la Direction Générale.

Gestion des agendas des Directeurs (prise de RDV, organisations des réunions ) Préparation des rendez-vous : ordre du jour, convocation, fond de dossier Réception, tri, enregistrement et dispatching du courrier reçu à la Direction Préparation du tableau semestriel de garde de Direction Gestion des salles de réunions.

Organisation manifestations diverses : visite délégation avec organisation de réunions préparatoires, préparation circuit de visite, réservation de salles, commande prestations repas Travail en collaboration étroite avec les deux secrétaires de direction (dossiers communs, partage des informations).

Concertation conjointe pour assurer la continuité du secrétariat de direction pendant les absences. COMPETENCES SOUHAITEES Connaissance et expérience du travail en Secrétariat de Direction souhaité.

Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) QUALITES REQUISES Très bonne capacité relationnelle pour gérer les contacts avec les différents interlocuteurs (Direction Générale, différentes Directions des HCL, équipe de Direction GHN, médecins, organisations syndicales, agents Rigueur, discrétion, dynamisme, disponibilité Sens de l’organisation et de l’initiative Esprit de synthèse et capacité à déceler et gérer les priorités.

Capacité à informer et à rendre compte Faculté d’adaptation et capacité de répondre à une diversité de demandes simultanées.

Excellente orthographe et dactylographie CONDITIONS DE TRAVAIL Poste 100 % 37 h 30 + 15 RTT Horaires dans le cadre du projet de secrétariat de Direction partagé, amplitude de 8 heures à 17 heures et 16 h 30 le vendredi (répartie entre les trois secrétaires).

Poste classé à repos fixe. contact : Brigitte JARTIER Tél. 04.26.73.29.36 brigitte.jartier chu-lyon.fr

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