Instructeur-trice/Gestionnaire SME
La Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée
Toulouse, FR
il y a 2j

Missions :

La compétence éducative est une des compétences majeures de la Région : accompagner les 230 000 lycéens d’Occitanie en leur offrant des conditions d’enseignement modernes et optimales, adaptées aux spécificités de son territoire et aux besoins de son économie.

La Direction de la Maîtrise d’Ouvrage Educative (DMOE) a pour mission de mettre en oeuvre la politique régionale immobilière et de maintenance des bâtiments éducatifs régionaux et notamment des 223 lycées publics : construire de nouveaux lycées pour assumer la hausse démographique, mais aussi des CFA, écoles de santé, CREPS , restructurer les bâtiments et mettre en oeuvre une politique de maintenance, en portant les efforts sur la qualité du bâti et l’efficience dans l’acte de construire et de gérer le patrimoine bâti régional, ceci dans le cadre d’une stratégie de gestion de l’énergie faisant largement appel aux énergies renouvelables.

Le Service Maintenance Exploitation (SME) a en charge la maintenance préventive et curative des bâtiments des Lycées publics.

Contexte de travail

Sous l’autorité du-de la chef-fe de service, l’instructeur-trice gestionnaire est chargé-e du suivi administratif et financier des dossiers du service, et notamment des dossiers de consultations et de commandes auprès des prestataires et fournisseurs dans le domaine du bâtiment.

MISSIONS PRINCIPALES

Instruction des dossiers et application des procédures

  • Instruire administrativement les dossiers de consultation et les saisir dans les logiciels métier : vérifier la conformité des pièces et des procédures, formuler des avis,
  • Établir des documents administratifs type, les adapter et les personnaliser suivant les besoins,
  • Renseigner les documents de suivi, mettre en oeuvre et suivre les différentes bases de données du service en lien avec les chargés d’opérations et les responsables ERM,
  • Préparer l’avis des instances de décision ou de consultation sur la suite à donner aux dossiers instruits,
  • Notifier les décisions administratives,
  • Assurer le suivi des calendriers de préparation et d’exécution des décisions de programmation.
  • Elaboration, exécution et suivi du budget

  • Participer à la planification des besoins budgétaires et à l’élaboration du budget prévisionnel pour son secteur d’activité,
  • Suivre et contrôler l’exécution du budget pour son secteur d’activité.
  • Exécution d’opérations comptables et financières

  • Rédiger un bon de commande ou un acte d’engagement,
  • Contrôler et liquider les dépenses (vérification et conformité aux règles budgétaires et comptables des pièces et réalisation des actes de règlement des dépenses),
  • Vérification sur pièces du service fait.
  • Conduite et contrôle des procédures administratives et suivi juridique

  • Participer à sécuriser et contrôler l’application des procédures administratives, comptables et financières,
  • Assurer la légalité et l’application des actes administratifs et financiers,
  • Formaliser, écrire et mettre à jour des procédures / modes opératoires existants.
  • Accompagnement et traitement des demandes

  • Informer et conseiller les établissements scolaires et les prestataires dans leurs démarches,
  • Les accompagner dans la constitution de leur dossier en application de la procédure,
  • Recueillir les informations nécessaires au traitement de leurs demandes,
  • Utilisation quotidienne du progiciel de GMAO CARL.
  • MISSIONS SECONDAIRES

    Veille et observation sectorielle

  • Rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées,
  • Enrichir des bases documentaires et d’information.
  • Veille et observation sur les pratiques professionnelles

  • Proposer des évolutions des pratiques professionnelles,
  • Participer de manière active au développement d’une culture commune au sein du service.
  • Missions d’assistance

  • Assurer les missions d’assistance du service en l’absence du secrétariat (Organiser les réunions, les déplacements, ).
  • Une partie de ces missions peut être réalisée en télétravail (études de dossiers, devis ).

    Profil :

    Connaissance des techniques de constitution de réseaux documentaires

    Maîtrise des techniques et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord etc )

    Méthodes de rédaction des actes et écrits administratifs

    Techniques d’élaboration de tableaux de bord et de suivi de gestion

    Techniques de vérification des pièces comptables

    Connaissances en finances publiques et exécution du budget

    Connaissances en commande publique

    Rigueur, sens de l’organisation

    Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office)

    Maîtrise des outils métiers (Lydotech, Carl, Oryson, Grand Angle, Progos )

    Ce poste n’ouvre pas droit à la NBI.

    Modalité de recrutement :

    Voie statutaire (cadre d'emplois des Rédacteurs Territoriaux)

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