Gestionnaire documentaire H/F
Société du Grand Paris
Paris, FR
il y a 4j

Contexte du poste

La SGP recrute un(e) gestionnaire documentaire pour sa direction des Lignes !

Vous rejoindrez une entreprise à taille humaine, où les collaborateurs et collaboratrices experts de leurs domaines pilotent et coordonnent avec fierté le plus grand projet d’Europe, celui du Grand Paris express.

Vos missions

Votre rôle sera de gérer et superviser les flux documentaires dans les différents systèmes de Gestion Electronique des Documents (GED).

Vous devrez veiller à la qualité de la gestion documentaire dans les GED et les différents espaces documentaires.

Vous participerez au réseau de la Gestion documentaire animé par PMO, veillerez à la bonne application de la politique documentaire et de la politique d’archivage, des règles, des procédures au sein de la direction de projet et vous chargerez de décliner les bonnes pratiques transverses.

A ce titre, vous assurez notamment les missions opérationnelles suivantes :

Collecte, gestion et valorisation des fonds documentaires (GED et espaces documentaires) :

  • Collecter, numériser et intégrer les documents,
  • Contrôler la qualité des documents intégrés par les équipes,
  • Veiller au respect des normes documentaires, de la chaine d’approbation des documents,
  • Veiller à la confidentialité des pièces sensibles ,
  • Suivre le respect des délais de production des documents internes et alerter en cas de retard ou de document manquant.
  • Accompagnement et contrôle de la production documentaire des prestataires :

  • Préparer, en lien avec les acteurs du marché, les éléments nécessaires au lancement du marché,
  • Contrôler la production documentaire des prestataires et mener des audits ponctuels.
  • Appui des équipes et sensibilisation :

  • Accompagner les équipes opérationnelles dans l’utilisation des outils, la préparation et l’intégration des documents en GED et leur diffusion,
  • Transmettre et accompagner les équipes de sa direction sur les sujets archivages, notamment lors de campagnes de cleaning days ,
  • Animer des sessions de sensibilisation ou de formation aux usages et outils documentaires et d’archivage.
  • Pilotage / Reporting :

  • Produire et diffuser le reporting nécessaire au suivi documentaire du projet conformément aux procédures établies,
  • Alimenter les indicateurs et tableaux de bord de son activité,
  • Anticiper et gérer les risques liés à la gestion documentaire.
  • Amélioration continue :

  • Identifier les faiblesses des pratiques internes afin de mieux structurer l’organisation et assurer la mise en place d’un plan d’amélioration progressif,
  • Actualiser les processus documentaires, en lien avec le responsable de la gestion documentaire,
  • Participer en tant que référent métier à la mise à jour des référentiels de conservation des archives et aux projets d’archivage.
  • Audit et vérification :

  • Participer à la définition de la grille d’audit interne de gestion documentaire,
  • Contribuer à l’élaboration du Plan d’audit,
  • Participer à des audits internes.
  • Votre profil

    De formation supérieure Bac+2 à Bac+4 en documentation et / ou record management, vous justifiez d'une expérience professionnelle minimum de 3 ans dans les métiers de la documentation.

    De plus, vous :

  • Maîtrisez les pratiques de gestion documentaire : règles de nommage, classement et archivage, circuits de validation, respect de la confidentialité, constitution de dossiers hiérarchisés, recherches.
  • Maîtrisez les outils de gestion électronique de documents (GED) et connaissances des formats de fichiers.
  • Enfin, vous êtes motivé(e) par le projet du Grand Paris Express, vous comprenez la nécessité du travail en équipe, au sein de votre unité comme entre directions, et saisissez l’importance de vos missions pour la réussite du Grand Paris Express.

    Vous êtes rigoureux(se) et exigeant(e) dans la conduite des missions qui vous sont confiées, rejoignez-nous, vous répondez parfaitement à nos valeurs : exigence, responsabilité, ensemble !

    A propos

    Société du Grand Paris

    La Société du Grand Paris est l'établissement public créé par l'État dont la mission est de piloter le déploiement et le financement du Grand Paris Express.

    Elle assure la construction des infrastructures qui composent le réseau et acquiert, pour le compte d'Île-de-France Mobilités, les matériels roulants qui le parcourront.

    Futur métro du Grand Paris, le Grand Paris Express est le plus grand projet d'infrastructure et d'aménagement d'Europe.

    Pour en savoir plus sur le Grand Paris Express, rendez-vous sur https : / / www.societedugrandparis.fr /

    2021-1844

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