Un-e Assistant-e de Direction
Maregionsud
Marsella, FR
il y a 5j

Contexte

  • Assister le Directeur en termes d'organisation, de traitement des informations, d'accueil, de logistique, de classement et de suivi de dossiers ;
  • Mission de supervision et de coordination de la logistique et de la navette
  • Suivi budgétaire des missions et déplacements des agents MREG
  • Référent plan climat pour la direction
  • Gestion de l’information
  • Suivi de l’activité
  • Missions ou activités ponctuelles

  • Assurer l'organisation logistique des fournitures, matériels, courriers ;
  • Organiser les déplacements de la navette ;
  • Gérer par délégation la messagerie du Directeur : prioriser les courriels, les traiter et supprimer les indésirables ;
  • Gérer le courrier arrivée , départ et interne (Elise et papier) ;
  • Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion ;
  • Mettre en forme des notes administratives ;
  • Suivre les procédures liées à l'activité de la direction ;
  • Traiter les parapheurs ;
  • Trier, classer et archiver les documents ;
  • Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages et répondre à certains appels ;
  • Mettre en forme des documents, veiller au respect de la forme des courriers sortants externes et internes à l'entité ;
  • Maitriser les logiciels de bureautique (gestion de liste d'envoi, word, Outlook, Excel) ;
  • Synthétiser et présenter des informations.
  • Centralisation des besoins de navette. Réalisation du planning de l’agent de liaison. Suivi de la mise en œuvre de ce planning et information des MREG.
  • Suivi des frais de missions des agents, en regard de l’enveloppe allouée : alerte, si nécessaire, auprès du directeur. Le cas échéant, proposition d’actions visant à réduire les frais.
  • Participation aux réunions des référents, communication et animation d’actions liées au plan climat, pour la direction.
  • Gérer et actualiser la base d’informations Augure.
  • Gérer l'agenda du Directeur : organiser les rendez-vous / réunions / déplacements, l’adapter en autonomie en fonction des évolutions.
  • Gérer des listes des tâches, rendre compte de leur avancement et réaliser en autonomie certaines tâches pour le compte du directeur.
  • L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service.

    Compétences et qualités requises

    Unité

    Savoirs théoriques complémentaires

    Connaissance de l'organisation de la collectivité et fonctionnement des services

  • Connaissance des procédures internes (téléprocédures )
  • Connaissances des droits et devoirs des fonctionnaires
  • Capacité à gérer une équipe
  • Savoir-faire

    Aisance rédactionnelle et orale

  • Utilisation d'internet et de l'intranet
  • Utilisation des logiciels bureautiques et des logiciels spécifiques à la Collectivité
  • Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
  • Savoir planifier et respecter les délais contraints
  • Autonomie dans la méthodologie et l'organisation du travail
  • Assurer la rapidité de l'exécution
  • Construire des outils d'aide à la décision (tableaux de bord )
  • Coordonner la mission logistique sur les territoires
  • Savoir-être

    Discrétion et confidentialité

  • Fiabilité dans le suivi des instructions
  • Régularité dans le travail
  • Sens du service public
  • Rigueur
  • Réactivité
  • Capacité de management et d’organisation
  • Formations et diplômes

    Profil recherché

    Caractéristiques, modalités et contraintes du poste

    Contraintes et spécificités du poste

    Disponibilité

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