Responsable de programmes à l’Institut Pascal
IUT de Sceaux
Sceaux, FR
il y a 1j

Description du poste

Responsable de programmes à l’Institut Pascal

Contexte :

L’Université Paris-Saclay est un établissement généraliste qui couvre tous les domaines disciplinaires : Sciences et Ingénierie, Sciences de la vie et de la santé, Sciences de la Société et Humanités.

A travers l’Institut Pascal, l’Université Paris-Saclay a l’ambition de stimuler et nourrir la recherche et de devenir un lieu central pour générer une nouvelle vitalité dans la recherche et l’innovation locale, nationale et internationale.

A l’image d’autres instituts internationalement reconnus, tels que l’Institut Kavli à Santa Barbara, l’Institut Max-Planck à Dresden ou l’Institut Newton à Cambridge, l’Institut Pascal organise chaque année des programmes thématiques d'une durée variable, allant de quelques semaines jusqu’à plusieurs mois.

Les installations permettent à des dizaines de chercheurs du monde entier de se retrouver pour travailler sur place, afin de rencontrer d’autres experts avec lesquels ils partagent des intérêts communs, d’explorer des idées ou des techniques nouvelles, et d'initier de futures collaborations.

L’Institut Pascal est une jeune institution créée en tant qu’Unité Mixte de Service au début de l’année 2018, et donc encore en forte évolution.

Cet institut est le lieu de rencontres d’acteurs de la recherche, qu’elle soit publique ou industrielle, venant du monde entier, qui interagissent avec ceux de l’Université Paris-Saclay.

Les rencontres se font sous forme de programmes qui réunissent pendant plusieurs semaines un ensemble de chercheurs qui se focalisent sur un sujet ou une question scientifique objet du programme.

Les temps d’accès à l’Institut Pascal et les crédits nécessaires sont attribués aux différents programmes par un Conseil Scientifique, après un appel à projets largement diffusé au sein de l’Université Paris-Saclay.

L’institut Pascal a pour vocation de devenir un lieu emblématique, jouant un rôle de premier plan dans l’animation et la coordination scientifique de l’Université Paris-Saclay dont elle renforce la visibilité internationale.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La / le responsable de programmes exerce son activité sous l’autorité hiérarchique du directeur scientifique et de la secrétaire générale de l’Institut Pascal.

Sa mission principale est la prise en charge de l’organisation des programmes thématiques dont elle / il a la responsabilité, de manière largement autonome mais en coordination avec l’équipe de direction de l’IPa ainsi qu’avec les organisateurs scientifiques impliqués.

En dehors de cette mission principale, et en fonction de la charge de travail de chacun, la / le responsable de programmes assiste la secrétaire générale de l’IPa dans les autres fonctions de l’IPa (évènements courts, hôtel à projet, réunion des différents conseils, etc..).

L’ensemble de ses missions doit être exercé dans une optique de qualité de service au public, d’égalité et de qualité d’accueil et d’accompagnement des professionnels et des chercheurs participant aux programmes.

Missions principales :

Dans le cadre de sa mission principale, la / le responsable de programmes aura en particulier à assumer les activités suivantes :

En amont des programmes , c’est à dire une fois qu’un programme thématique est accepté par le Conseil Scientifique de l’IPa, et après une première phase de mise en place du contour général du programme (dates, crédit alloué au programme, conditions spécifiques) dans laquelle l’équipe de direction de l’IPa est impliquée, la ou le responsable de programmes prend en charge toute la préparation logistique du programme, et en particulier :

  • la préparation du budget prévisionnel, la communication avec les organisateurs scientifiques et les participants, les réservations d’hôtels et de voyages, la transmissions des documents nécessaires pour l’obtention de visas, la mise à jour du site web et, de façon générale, la prise en charge de la communication sur l’évènement.
  • Pendant la durée des programmes dont elle / il a la responsabilité, la / le responsable de programmes est le premier contact des participants et des organisateurs pour tous les aspects pratiques associés au programme (utilisation des amphis et des bureaux, évènements sociaux, résolutions des problèmes pratiques rencontré par les participants, etc.
  • Après les programmes, la / le responsable de programmesassure :
  • la gestion de toutes les dépenses et factures associées au programme,
  • la production du budget récapitulatif soumis à l’agence comptable
  • le recueil du feedback des participants aux programmes, comprenant en particulier les enquêtes de satisfaction, mais aussi le recensement des réalisations scientifiques issues du programme..

    Compétences

    Connaissance, savoir :

  • Maitrise de la langue anglaise indispensable
  • Maitriser les outils bureautiques
  • Connaissance générale des règles financières
  • Pratique du logiciel de comptabilité SIFAC appréciée
  • Savoir-faire :

  • Savoir faire preuve d’autonomie, de prise d’initiative et d’adaptabilité
  • Pouvoir interagir de manière efficace avec les différents acteurs impliqués dans l’Institut Pascal : chercheurs, administration, partenaires industriels, fournisseurs.
  • Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.
  • Savoir-être :

  • Savoir écouter
  • Avoir le sens de l’organisation
  • Être rigoureux
  • Savoir tenir les délais et les plannings
  • Travailler en équipe
  • Avoir de bonnes capacités relationnelles
  • Avoir le sens de la communication
  • Avoir de bonnes capacités de rédaction
  • Être réactif

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