Assistant.e de direction
ARS PAYS DE LA LOIRE
Nantes, FR
il y a 23h

Contexte

La Direction des Ressources Humaines accompagne et valorise les ressources humaines de l’ARS en concourant à la professionnalisation et à la reconnaissance des métiers.

Elle anime le dialogue social et associe l’ensemble des acteurs dans l’accompagnement au changement : IRP, directions métiers et délégations territoriales, managers, acteurs de prévention.

Elle garantit un environnement de travail protecteur et sécurisant en définissant des règles de vie. Elle pilote et suit les besoins d’emplois, de l’effectif et de la masse salariale au regard de la politique et des missions de l’Agence ainsi que la gestion administrative des ressources humaines (déroulement de carrière, situation administrative, vie au travail : missions, déplacements, temps de travail) et la préparation des éléments constitutifs de la paye.

Mission / Activités

Finalité et missions principales du poste

Assister la Directrice des Ressources Humaines et l’encadrement de la DRH dans l’organisation quotidienne du travail, assure l’interface entre les différents interlocuteurs et les responsables hiérarchiques et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information.

Activités principales / Tâches

Assurer le secrétariat de la Directrice des Ressources Humaines

  • Préparer, organiser les réunions de la direction ;
  • Organiser et planifier l’agenda de la direction ;
  • Gérer les messageries personnelle et fonctionnelle ainsi que l’agenda ;
  • Classer et archiver tous documents ;
  • Accueillir les interlocuteurs de la direction, comprendre leur demande et les orienter avec un 1er niveau de réponse ;
  • Préparer les dossiers de réunions, diffuser les ordres du jour, participer aux réunions clés de la direction ; rédiger et diffuser les relevés de décisions ou comptes rendus des réunions ;
  • Suivi des échéances et reporting ;
  • Accueil des nouveaux arrivants en l’absence de la secrétaire titulaire.
  • Appui aux missions de la chargée du dialogue social

  • Organisation logistique des réunions des instances (dossiers et salles) ;
  • Relais en cas d’absence de la chargée du dialogue social (rédaction procès-verbal de réunion).
  • Référente Intranet DRH auprès du département communication

  • Assurer la mise en ligne de l’information DRH sur l’Intranet en lien avec l’équipe contributrice.
  • Savoirs

    Connaître l’environnement institutionnel et administratif

    Techniques et méthodes de la communication écrite et orale

    Applications informatiques et leurs fonctionnalités (pack office)

    Techniques de planification

    Techniques de recherche et ressources documentaires (systèmes de classement et d’archivage)

    Connaître le domaine d’activités bonne compréhension des problématiques et enjeux RH

    Savoir-faire

    Réaliser un diagnostic, une analyse, une synthèse

    Elaborer, mettre en œuvre, contrôler des procédures, normes, outils, méthodes

    Savoir mette en œuvre les techniques rédactionnelles

    Organiser, planifier

    Savoir rendre compte, informer, alerter

    Rédiger des documents

    Savoir-être

    Ecouter, conseiller, communiquer

    Diplomatie

    Travailler en équipe

    Etre réactif et force de proposition

    Respecter la confidentialité

    Faire preuve de rigueur, méthode

    Avoir des facultés d’adaptation et d’anticipation

    Faire preuve d’esprit d’initiative

    Faire preuve d’autonomie

    Formation

    Titulaire d’un BTS Support à l’Action Managériale (ou équivalent), vous possédez une expérience significative réussie en qualité d’assistant(e) de direction.

    Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste. Vous savez faire preuve d'anticipation des besoins, d'initiative et de flexibilité et êtes force de proposition.

    Conditions particulières

    Participation à la gestion de crise sur la base du volontariat

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