Assistant de Direction Nationale Hors Domicile H/F - Paris
Pernod Ricard
Paris, FR
il y a 19h

Assistant de Direction Nationale Hors Domicile H / F - Paris

Suite à la création de Pernod Ricard France, nous recherchons un Assistant de Direction Nationale Hors Domicile basé à Paris.

En tant qu’Assistant de Direction, vous assurez l’assistanat du Directeur Nationale Hors Domicile, coordonnez et facilitez le fonctionnement de la direction, en liaison avec les autres directions de la société.

Grading : F09

Vos principales missions sont les suivantes :

Assurer l’assistanat du Directeur :

Filtrer et répondre aux appels téléphoniques, traiter les correspondances, organiser le classement et l’archivage des dossiers, assurer le suivi du courrier et les relances, gérer l’agenda du Directeur.

Organiser les déplacements du Directeur (transports, hébergement ..)Veiller à la confidentialité des informations

Assister la Direction dans l’exécution de ses missions :

Organiser les réunions / séminaires (ordre du jour, invitations des intervenants et participants, logistique, support de présentation ), assurer la bonne coordination avec les différents participants.

Organiser les événements en prenant en charge toute la logistique (réservation de lieux, traiteurs, prestataires, transports, préparation de supports / documents, vêtements )Rédiger les comptes rendus de réunion et suivre les pour actions le cas échéant.

Mettre en place des supports de suivi de l’activité de sa Direction / Service.Constituer certains dossiers après avoir reçu et / ou recherché les informations nécessaires en respectant la présentation et les délais.

Prendre en charge de manière autonome des dossiers / missions particulières à la demande de son manager ou de sa propre initiative.

Assurer la gestion administrative et fonctionnelle de la Direction

Suivre le budget de fonctionnement de la Direction, ainsi que les échéances contractuelles en termes de facturation (imputation des factures fournisseurs, suivi et analyse d’états, recommandations)Suivre le budget publi promo le cas échéantGérer les abonnements, les commandes de fourniture, les équipements, le local pub, l’archivage etc.

Contribuer à la gestion des frais de vie et de déplacement des équipesSuivre la gestion des temps des équipesParticiper à l’intégration de nouveaux collaborateurs dans l’équipe ou aux départs, en liaison avec les RH, le parc auto, les services généraux etc.

Interface / communication

Etre le point de contact entre les équipes et les autres services de la société / du Groupe ou de l’externe et relayer toute information pertinente dans les équipes.

Contribuer à la qualité de l’image de marque de Pernod Ricard France (interlocuteurs internes / externes)

Profil recherché :

Connaissance des produits et de la stratégie des marquesMaitrise des outils Suite Office (Excel, Powerpoint etc.), JDE, ItesoftSensibilité digitaleMaitrise de l’anglaisGestion des budgetsRigueur, fiabilitéSens de l’organisation, de la planificationRéactivité, anticipationSens de l’initiative, force de propositionCapacités d’analyse et de synthèseSens du relationnel et du service clientTravail en équipes / Collaboration

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