ADJOINT ADMINISTRATIF
Chu Hopitaux de Bordeaux
Talence, Francia
il y a 6j

DESCRIPTION DU POSTE

ACTIVITÉS / MISSIONS :

Le poste est positionné auprès du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du Groupement hospitalier de territoire et des relations internationales du CHU de Bordeaux.

Le professionnel est intégré au sein d’une équipe de 8 personnes et participe aux réunions de l’équipe. Il contribue à des activités diverses (affaires générales, stratégie, coopérations, relations internationales, transformation écologique ) en lien avec la stratégie du CHU.

De nombreux dossiers sont traités en lien avec la direction générale, de multiples acteurs du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.

Secrétariat

  • Assister les directeurs dans leurs missions et participer aux missions du secrétariat général
  • Gérer les agendas du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du GHT et des relations internationales ;
  • Organiser des réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique ) ;
  • Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
  • Filtrer, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques ;
  • Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama) ;
  • Accueillir et renseigner les professionnels et tous publics se présentant au secrétariat du pôle ;
  • Assurer la gestion des dossiers partagés sur le serveur du pôle ;
  • Planifier et organiser les déplacements des directeurs du pôle : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements ;
  • Alerter les directeurs du pôle sur le respect des échéances ou sur la cohérence des réunions ;
  • Gérer les stocks de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commande).
  • Missions spécifiques

  • Mettre à jour le site SharePoint GHT mallette de garde (création et mise en ligne de documents) ;
  • Préparer le dossier hebdomadaire pour la garde des directeurs ;
  • Participer à la gestion des instances organisées par le pôle : GHT, Conseil de surveillance, directoire ;
  • Suivi de conventions, de délégations de signatures et de différents documents pour le GHT ;
  • Autres dossiers en fonction de l’actualité du secrétariat général.
  • Ce poste est organisé en binôme avec un deuxième poste d’assistant-e. Les deux professionnels assurent une continuité du service et se remplacent lors des absences.

    RELATIONS FONCTIONNELLES :

  • EXTERNES AU CHU : INTERNES AU CHU : INTERNES AU SERVICE : Agence Régionale de Santé Nouvelle Aquitaine, Conseil Régional, Conseil général, Préfecture ;
  • Mairie de Bordeaux et autres collectivités territoriales ; Etablissement publics et / ou privés de santé de la région Nouvelle Aquitaine ;
  • Etablissements membres du GHT (équipe de direction, médicales, soignantes et de supports) Le directeur général ; la directrice générale adjointe ;
  • l’ensemble des directeurs fonctionnels et leurs collaborateurs ; l’ensemble des professionnels médicaux des sites, l’ensemble du personnel de l’établissement pour l’accueil et la transmission d’informations.

    COMPÉTENCES REQUISES :

    TECHNIQUES : Rédiger et mettre en forme des notes, documents et / ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

    Utiliser les outils bureautiques / Technologie d’information et de Communication (TIC)

    Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau ORGANISATIONNELLES : Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

    Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

    Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures RELATIONNELLES : Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

    Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

    S’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes

    MODALITÉS DE CANDIDATURES

    Merci de préciser dans votre courrier la référence de cette offre d'emploi :

    AVP n 00512-09112021 personne à contacter - téléphone :

    Mr YVEN Raphael - 0556795679 poste : 22140

    raphael.yven chu-bordeaux.fr

    date limite de dépôt de candidatures :

    Vendredi 03 Decembre 2021, 17 heures délai de rigueur.

    CANDIDATURE À ENVOYER A : rh.avp chu-bordeaux.fr

    Direction Générale du CHU de Bordeaux

    Secteur recrutement et concours

    33404 TALENCE

    Fait à Talence, le Mardi 09 Novembre 2021

    Pour le directeur général et par délégation,

    Direction de l’Organisation,

    Pôle des Ressources Humaines - CHU de Bordeaux,

    Perrine CAINNE

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