Office Administrator
Softlayer
Clichy, Paris, France
il y a 4j

Job Description Reporting to the Data Center Site Manager, the Office Administrator (Paris) will be responsible for administrative activities related to accounts payable, vendor relationships, health and safety, and providing general organizational support.

The Office Administrator will be responsible for the following duties :

  • Monitor and order office and pantry supplies
  • Support onboarding including management of mobile phones (e.g. subscription) and taking care of access requirements
  • Be first point of contact for vendors (including the cleaning services) and taking care of the general upkeep of the office
  • Coordinate with accounts payable for invoices, including follow-up and archiving, preparing invoices for payment, including coding, reconciling charges and obtaining proper approvals
  • Coordinate with tax & accounting for any site specific information
  • General Administrative support including sorting and distributing mail
  • Support in the area of H&S, e.g. coordinating first aid training, ordering personal
  • protective equipment, arranging access to auditors for site visits
  • Organize staff events and other team building activities
  • Special projects and other duties as assigned
  • Rattache au responsable de site, vous serez en charge de gérer les comptes fournisseurs (paiement des factures), les relations avec les fournisseurs, de collaborer aux projets de santé et sécurité au travail, et de fournir un support administratif général Les missions sont pour notre bureau français mais un support pour d’autres bureaux européens peut être demande ponctuellement.

    L’Assistant(e) Administratif(ve) sera responsable des tâches suivantes :

  • Assurer l’approvisionnement en fournitures et matériel de bureau
  • Assistance dans le processus d’intégration des nouveaux arrivants, incluant la gestion des téléphones mobiles (par exemple, abonnement) et ouverture des badges d’accès
  • Etre le point de contact des fournisseurs (y compris les services de nettoyage) et veiller à l'entretien général du bureau.
  • Assurer la coordination avec les services comptables internes pour les factures, y compris le suivi et l'archivage, la préparation des factures pour le paiement, y compris le codage, le rapprochement des frais et l'obtention des approbations appropriées.
  • Communiquer avec les services comptables pour toute information spécifique à votre site
  • Assistance administrative générale, y compris le tri et la distribution du courrier
  • Soutien dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail, par exemple coordination de la formation en secourisme, commande d'équipement de protection individuelle, ouverture des accès aux auditeurs pour les visites sur site
  • Organiser des événements pour le personnel et d'autres activités de consolidation d'équipe Projets spéciaux et autres tâches assignées
  • Required Experience

  • 1-3 years of administrative experience
  • Must have exceptional verbal and written communications skills (in English language)
  • Attention to detail and high level of accuracy
  • Computer skills including spreadsheet (MS Office Word and Excel) and email at a proficient level
  • Demonstrated multi-tasking ability and effective organizational skills in order to meet short deadlines with finite resources
  • Time management skills
  • Must be eligible to work in the France
  • 1-3 ans d'expérience administrative
  • Parfaitement bilingue français / anglais, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral.
  • Souci du détail et grande précision
  • Compétences informatiques, y compris tableur (MS Office Word et Excel) et la messagerie électronique à un niveau avancé
  • Capacité à être multitâches démontrée et compétences organisationnelles efficaces afin de respecter les délais serrés avec les ressources assignées.
  • Compétences en gestion du temps
  • Doit pouvoir travailler en France sans parrainage
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