Assistant de Chargé d'opérations H/F
PLAINE COMMUNE DEVELOPPEMENT
Saint-Denis La Plaine
il y a 6j

Mission

Il / elle assure le secrétariat classique des chargés d'opérations ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations.

1-Assurer le secrétariat classique des chargés d'opérations :

  • Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil et le standard téléphonique de la société en cas de nécessité pour ces deux dernières taches
  • Classer le courrier de l'opération entrant et sortant matériellement ainsi que sur le logiciel de gestion documentaire
  • Organiser le classement et archiver
  • Gérer le ou les agendas
  • Organiser et préparer les réunions
  • Organiser l'accueil des tiers lors de ces réunions
  • Assurer en fonction des besoins le secrétariat courant par intérim des autres chargés d'opérations
  • 2-Assurer une fonction d'accueil et d'information des tiers

  • Accueillir et orienter les interlocuteurs
  • Recueillir les données relatives aux acquisitions et aux ventes, les transmettre au notaire, à l'avocat et à la personne renseignant la base foncière
  • 3-Assister le chargé d'opérations sous sa responsabilité dans le cadre des marchés, lettres de commande etc

    Assurer le suivi administratif des opérations depuis l'appel d'offres jusqu'à la réception, notamment :

  • Constituer les dossiers de lancement et la gestion des appels d'offres,
  • Préparer les dossiers de consultation, de concours et les appels publics à la concurrence
  • S'assurer avec la responsable des marchés de la publication des avis d'appel publics à la concurrence sur la plateforme dédiée
  • Préparer la mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation des marchés publics
  • Préparer les rapports de jurys et des rapports d'analyse des offres, procéder à l analyse administrative
  • Préparer les correspondances avec les entreprises
  • Suivre les attributions des marchés et constituer les dossiers pour le contrôle de légalité
  • Préparer les avenants aux marchés
  • Renseigner, contrôler et suivre les marchés gérer le logiciel de gestion
  • Contrôler les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement
  • Diffuser les pièces remises et les compte rendus de chantier
  • Préparer les OS, les commandes et tenir à jour le tableau des OS

  • Diffuser les notifications
  • Gérer les agréments de sous-traitants

  • Tenir à jour le tableau des agréments
  • Suivre les attestations légales, assurances
  • Préparer les notifications des Procès Verbaux, des Opérations Préalables à la réception Garantie de parfait Achèvement, levée de réserves

    Diffuser les DOE après vérification par le responsable d'opération et préparer les quitus dont le cas échéant des dossiers de clôture

  • Veiller à l'archivage de l'opération
  • 4- Assurer une fonction d'alerte et d'interface :

  • Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
  • Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéance, informations à compléter )
  • FORMATION

  • BAC +2 ou équivalent,
  • Expérience de 3 ans d'un secrétariat opérationnel dans le milieu du des EPL ou similaire
  • COMPETENCES REQUISES

  • Maitrise des outils informatiques de base (traitement de texte, (Word) et tableur (Excel), PowerPoint. Bonne connaissance d'Outlook.
  • Connaissance des logiciels de gestion (Pour ceux interne à la SEM : une formation sera assurée)
  • Notions de gestion et de comptabilité,
  • Notions de la réglementation des marchés publics et de l'ordonnance de 2005
  • Rigueur, méthode,
  • Sens de l'organisation et de l'anticipation et de la gestion du temps,
  • Dynamisme et efficacité,
  • Disponibilité,
  • Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de la représentation de l'entreprise,
  • Discrétion,
  • Goût du travail en équipe et du reporting,
  • Polyvalence
  • Dans le cadre de sa mission, il / elle participe à la vie de la société, est force de proposition pour tout axe de progrès et met en application systématique les règles et procédures en vigueur.

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