Assistant administratif travaux (H/F) dans une entreprise dynamique et engagée
Conseil national de l'Ordre des architectes
Île de France, FR
il y a 1j

Votre mission

Sous la responsabilité du responsable administratif et financier, vous aurez pour mission de mettre en œuvre des activités administratives en lien avec les processus de production, les processus commerciaux et les processus administratifs propres à l’entreprise.

Plus concrètement, votre mission consistera à :

o Réaliser les tâches administratives des processus de production de l’entreprise :

  • Processus d’audit et de maîtrise d’œuvre de conception :
  • o Préparer et classer les dossiers clients ;
  • o Récupérer et numériser l’ensemble des documents nécessaires à la mission ; o Organiser les visites et les réunions ;
  • o Organiser les enquêtes au sein des copropriétés ;
  • o Obtenir les offres des entreprises : Lancer, suivre et relancer les consultations d’entreprises et établir les tableaux comparatifs des différents devis reçus ;
  • o Contrôler les pièces administratives des réponses des entreprises aux projets ; o Mettre en forme les livrables.

  • Processus d’AMO en copropriété :
  • o Produire les tableaux d’ingénierie financière ;
  • o Assurer les opérations administratives en lien avec les financeurs, le syndic et les copropriétaires ;
  • o Renseigner les copropriétaires sur le montage financier des opérations ;
  • Processus de maîtrise d’œuvre d’exécution :
  • o Saisir et suivre les documents financiers des chantiers ;
  • o Assurer le suivi et la gestion des réserves suite à la livraison des ouvrages ; o Rédaction DGD & soldes tout compte ;
  • o Saisir et suivre la facturation des clients ;
  • o Classer et archiver les dossiers clients.

    o Réaliser les tâches administratives des processus commerciaux de l’entreprise :

  • Coordonner les réponses à appels d'offres publics, en lien avec l’équipe technique et les déposer sur les plateformes requises après validation du responsable commercial ;
  • Réaliser les fiches références des opérations et récupérer les certificats de capacités auprès des clients ;
  • o Réaliser les tâches administratives des fonctions support de l’entreprise :

  • Processus administratifs
  • o Assurer le suivi des sous-traitants et partenaires : contrôle des agréments, des assurances et des déclarations réglementaires ;
  • o Tenir à jour les tableaux de suivi de nos partenaires ;
  • Processus comptables :
  • o Créer les factures d’acompte et les factures à établir ;
  • Profil recherché

    Vous avez envie de prendre part à la transition écologique et au défi de la rénovation énergétique des bâtiments en mettant vos compétences à ce service.

    Vous souhaitez rejoindre un environnement professionnel où s’expriment des valeurs humaines fortes : authenticité, honnêteté, confiance, partage, communication non violente.

    Vous avez une parfaite orthographe, un très bon rédactionnel et une bonne expression orale. Vous êtes rigoureux(se), polyvalent(e), autonome, réactif(ve), organisé(e) et disponible.

    Vous aimez rendre service, vous êtes efficace et d’un naturel de bonne humeur. Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques suivant : Web, Word, Excel, Mail.

    Des notions sur le métier de maître d’œuvre et / ou sur la gestion des copropriétés serait un plus.

    Vous êtes habitué(e) à évoluer au sein d'environnements exigeants et vous avez envie d'apprendre et de progresser. Vous souhaitez rejoindre une entreprise dynamique, innovante (méthodes de travail de plus en plus digitalisées) et en croissance, en y apportant votre énergie, vos compétences et votre motivation pour faciliter son fonctionnement.

    Si cette description vous correspond, rejoignez notre aventure !

    Signaler cette offre d'emploi
    checkmark

    Thank you for reporting this job!

    Your feedback will help us improve the quality of our services.

    Postuler
    Mon email
    En cliquant sur « Continuer », je consens au traitement de mes données et à recevoir des alertes email, tel que détaillé dans la Politique de confidentialité de neuvoo. Je peux retirer mon consentement ou me désinscrire à tout moment.
    Continuer
    Formulaire de candidature