Gestionnaire administratif et financier des frais de déplacement STRASBOURG...
Grand Est
Siège Strasbourg
il y a 3j

Missions

Au sein du Service Administration, Gestion et Statistiques, en collaboration avec les Gestionnaires du service des trois sites, l’agent a en charge :

  • La gestion des ordres de mission et des frais de déplacements des agents de la collectivité (siège et ATTEE) rattachés à l’Hôtel de Région de Strasbourg
  • La gestion du portail voyagiste
  • Frais de déplacement :

  • Etablir les ordres de missions permanents et autorisations de circuler ;
  • Informer les agents, référents RH des procédures et de la réglementation ;
  • Répondre aux sollicitations téléphoniques et mail des agents
  • Vérifier les états de frais conformément au règlement des frais de déplacement ;
  • Effectuer les saisies (autorisation de circuler, ordre de mission, lignes / état de frais) et leur validation dans les outils actuels de gestion de frais de déplacement au sein de la collectivité ;
  • Demander la création ou modification des tiers GEF ;
  • Effectuer le pré-mandatement dans GEF des remboursements des frais de déplacement en y adjoignant les pièces justificatives (ordres de mission Etat des frais ...) ;
  • Veiller à l’application de la règlementation et s’informer sur l’actualité;
  • Portail voyagiste :

  • Créer les profils voyageurs et chargés de voyage sur le site du voyagiste
  • Répondre aux mails et appels téléphoniques concernant le voyagiste
  • Assister et conseiller les voyageurs et chargés de voyage sur le site du voyagiste
  • Gérer les réservations et valider sur le portail voyagiste
  • Le cas échéant, effectuer des commandes en offline
  • Contribuer à la mise en place du nouveau portail voyagiste
  • Compétences et aptitudes

    Compétences requises : Savoir :

    Savoir :

  • Connaissance du cadre législatif, juridique et réglementaire relatif aux remboursements de frais ;
  • Connaissance du statut général de la fonction publique territoriale ;
  • Connaissances de la politique de la collectivité en matières des ressources humaines et des enjeux financiers des frais de déplacement ;
  • Connaissance des rôles et responsabilités de chacun des acteurs intervenants sur les procédures de gestion des déplacements ;
  • Maîtrise des techniques, outils de communication et recherche documentaire ;
  • Connaissance du fonctionnement de la collectivité ;
  • Facilité à manipuler les chiffres.
  • Savoir-faire :

  • Organisation méthodique du travail ;
  • Capacité à résoudre les problèmes dans le cadre de la réception des appels téléphoniques ;
  • Capacité d’adaptation aux formation sur différents outils / logiciels et aux évolutions des procédures administratives ;
  • Qualités relationnelles et rédactionnelles ;
  • Usage courant des logiciels de gestion RH : SAGA, Travel Planet ;
  • Maîtrise des logiciels / outils financiers : GEF (ajout de PJ)
  • Maîtrise des outils bureautiques courants : Word, Excel.
  • Savoir-être :

  • Méthode et rigueur
  • Autonomie et esprit d’initiative
  • Capacité d’analyse et de synthèse ;
  • Neutralité, discrétion professionnelle et confidentialité
  • Réactivité, pédagogie et diplomatie ;
  • Capacité de travailler en équipe ;
  • Sens du service public et attitude de service
  • Relations hiérarchiques et fonctionnelles

    Schéma des relations hiérarchiques :

    Gestionnaire administratif et financier >

    Adjointe Chef de service >

    DRH adjoint >

    Relations fonctionnelles :

    Relations fonctionnelles et courantes avec tous les agents Région (Siège, Maisons de Région et ATTEE) et le voyagiste.

    Conditions particulières d'exercice

    Conditions particulières du poste (Horaires, déplacements, astreintes )

    Missions requérant une exigence forte en matière de respect des délais et échéances

    Disponibilité nécessaire en fonction des contraintes liées au poste

    Poste basé à STRASBOURG

    Classification : G1

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