Chargé de gestion documentation systèmes H/F

Société du Grand Paris

paris

il y a 3j

Contexte du poste

La SGP recrute un(e) chargé(e) de gestion documentation systèmes pour sa direction des Systèmes de transport et d'Exploitation !

Vous rejoindrez une entreprise à taille humaine, où les collaborateurs et collaboratrices experts de leurs domaines pilotent et coordonnent avec fierté le plus grand projet d’Europe, celui du Grand Paris express.

Vos missions

Au sein de l'unité Projets et Systèmes, et sous l’autorité hiérarchique du / de la Directeur(-rice) de Projet Adjoint(e) Système d’une ligne du Grand Paris Express, vous contribuez à la réalisation des systèmes de votre ligne en apportant un soutien à l’ensemble de l’équipe projet.

Dans ce cadre, vous assurez des missions variées au cours des différentes étapes de déploiement du projet et notamment :

Organisation des réunions d’avancement projet avec les prestataires de la SGP : établissement de l’ordre du jour en relation avec les chef(fe)s de projet, établissement des comptes-rendus, suivi des actions et reporting ;

Organisation des revues de projet en lien avec le DPAS : préparation, compte-rendu, suivi des actions ;

Assurer la production de notes et présentations, et le suivi de documents nécessaires à la préparation des réunions ;

Gestion des ordres de service (création, suivi des signatures et des visas internes, envoi, classement ) ;

Suivi des paiements (réception, vérification, demande de dérogation, gestion des problèmes ) ;

Gestion de la documentation émise ou reçue (mise en place de la GED pour les nouveaux marchés, validation des circuits de diffusion, pilotage du recueil des avis, archivage, classement, tenue à jour des indicateurs d’avancement de production documentaire) en vous appuyant sur les processus définis par l’Ingénieur pilote des processus de gestion de la documentation ;

Tenue à jour du suivi de la correspondance du Projet avec ses contributeurs : analyse puis enregistrement des courriers en assurant leur catégorisation, contribuer à la mise en place des actions nécessaires en soutien au chef de projet concerné et au contract manager ;

Tenue à jour des indicateurs d’avancement de l’équipe et contribution aux revues de projet ;

Analyse quotidienne de la revue de presse et sélection des articles pouvant concerner l’équipe Projet ;

Contribuer à la communication interne du Projet : force de proposition, publication hebdomadaire.

Dans le cadre des missions ci-dessus, vous serez en relation avec l’ensemble des unités de la direction, en particulier les unités métiers systèmes, centre d’exploitation et de maintenance et mise en service et sécurité, qui regroupent l’expertise des systèmes ferroviaires de la SGP, ainsi que le pôle de coordination transverse.

Vous vous appuierez sur l’ingénieur processus documentaires systèmes du pôle de coordination transverse de la direction, pour la mise en place de la gestion documentaire au niveau de la ligne.

Vous coordonnerez également avec les équipes du plateau projet de la ligne (chargées notamment de la communication, de la qualité, et du reporting).

Votre profil

De formation supérieure niveau BAC+5 Ingénieur généraliste, ou BAC+3 ou 4 avec une expérience significative en gestion documentaire sur des projets.

Ce poste peut convenir à un ingénieur débutant ; toutefois, une expérience dans la gestion documentaire de projet serait un plus.

De plus, vous :

Avez des connaissances et de la pratique d’outils de gestion électronique de documents.

Avez une excellente maitrise des outils bureautiques en particulier MS Office, et des outils de reporting graphique Excel, maitrise de l’utilisation des styles dans Word.

Avez une bonne maîtrise de la messagerie et des agendas Outlook.

Avez une excellente maitrise de la langue française à l’écrit.

Avez une capacité à établir des plannings d’équipe.

Avez une connaissance du fonctionnement institutionnel et du fonctionnement des grands projets publics d’infrastructures.

Enfin, vous êtes motivé(e) par le projet du Grand Paris Express, vous comprenez la nécessité du travail en équipe, au sein de votre unité comme entre directions, et saisissez l’importance de vos missions pour la réussite du Grand Paris Express.

Vous êtes rigoureux(se) et exigeant(e) dans la conduite des missions qui vous sont confiées, rejoignez-nous, vous répondez parfaitement à nos valeurs : exigence, responsabilité, ensemble !

Type de contrat

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