Secrétaire administratif(ve) au LPGP
IUT de Sceaux
Sceaux, FR
il y a 14h

Missions

principales de l’agent :

  • Assurer l’accueil téléphonique, la gestion du planning et des déplacements du responsable
  • Accueil des non permanents (doctorants, stagiaires, chercheurs) et visiteurs
  • Recueillir et préparer les informations au vu de leur transmission au Fonctionnaire Défense de tutelle dans le cadre de la réglementation ZRR
  • Traiter la correspondance et les tâches administratives en français et en anglais
  • Gérer les conventions de stage et versements de gratification, en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
  • Assurer le secrétariat du conseil de laboratoire, planifier les réunions et en établir les comptes rendus
  • Sélectionner et diffuser les informations au sein du laboratoire et vers l’extérieur
  • Participer à l’organisation matérielle et logistique des manifestations scientifiques (colloques, séminaires, journées du laboratoire )
  • Rédiger des courriers administratifs
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
  • Organiser le classement et procéder à l’archivage des documentes traités
  • Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
  • Etablissement des commandes et ordres de mission sur les logiciels de gestion GESLAB et SIFAC
  • Traitement des Workflows sur l’application DMF et interaction avec les fournisseurs pour la résolution des litiges
  • Participer à la mise à jour du site WEB du laboratoire
  • Compétences

    Connaissance, savoir :

  • Connaissance des modalités de fonctionnement des administrations publiques
  • Maîtrise des techniques d’élaboration et de rédaction administrative
  • Bilingue / courant anglais - français
  • Maîtrise de l’environnement informatiques de bureautique (Office : Word, Excel, )
  • Utilisation des logiciels spécifiques des tutelles
  • Acquisition du fonctionnement et organisation du laboratoire
  • Utilisation des outils en réseau et sur Internet
  • Mise en application des circulaires et notes de service
  • Compréhension orale et écrite de l’anglais
  • Rédaction de courriers en respectant l’orthographe et la langue
  • Savoir-faire :

  • Accueil visiteurs et collaborateurs externes
  • Respect de la règlementation administrative et financière
  • Transmission des connaissances
  • Gestion des dépenses de l’unité
  • Mise en œuvre d’une démarche qualité
  • Savoir-être :

  • Autonomie dans la gestion de ses activités
  • Sens de la communication et du relationnel
  • Esprit d’équipe et aptitude professionnelle
  • Sens de l’organisation
  • Respect de la confidentialité des informations et des données
  • Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc ) :

    De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

    Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

    Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

    Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

    Encadrement : NON

    Conduite de projet : NON

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