Assistant(e) maîtrise d'ouvrage F/H
HABITAT DE L'ILL
Strasbourg, France
il y a 5j

L'entreprise

Habitat de l'Ill est une coopérative en constante évolution et dynamique, avec pour engagement et objectif de répondre aux besoins en logement sur le territoire local et de contribuer au bien vivre ensemble.

Forte d’une expérience de 100 ans dans le logement social, nous gérons un parc immobilier d’environ 3 000 logements principalement sur l'Euro métropole de Strasbourg.

Notre développement annuel est d'environ 300 logements, en locatif social et en accession sociale à la propriété.

En 2018, nous avons lancé une activité de syndic de copropriétés.

Pour répondre à ses enjeux, nous recherchons de nouveaux talents, curieux, motivés, dynamiques, avec l'envie de répondre à une qualité de service et qui trouverons échos dans les valeurs de proximité, confiance et service.

Description du poste

Du fait de son positionnement à l’articulation de l’ensemble des membres de l’équipe, l’Assistant(e) de programme / maîtrise d’ouvrage est garant(e) de l’harmonisation des outils, méthodes et pratiques entre les Chargés d’opérations et Chargés de travaux pour les sujets entrant dans son champ de compétence, notamment le suivi des courriers, correspondances clients, classement des documents papiers ou informatique.

Si nécessaire, il / elle est force de propositions afin d’améliorer cette uniformisation.

Ses missions sont principalement :

  • Le suivi administratif et financier des opérations aux côtés d’une équipe de chargés d’opérations / chargé de travaux,
  • Le reporting d’informations,
  • D’assurer une mission d’assistance opérationnelle pour le compte de l’encadrement de la Direction de la Maîtrise d'Ouvrage.
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de la maitrise d’ouvrage,
  • L’Assistant(e) de programme / Maîtrise d’ouvrage est hiérarchiquement rattaché(e) au Responsable de la Maîtrise d’Ouvrage.

    Il ou elle articule son activité avec celle des personnes qui occupent des fonctions identiques au sein de la direction afin que l’ensemble des missions soient en permanence assurées auprès de chaque membre de l’équipe.

    Ses principales missions sont notamment :

    Administration du service :

  • Assurer les tâches administratives de la Direction
  • Assurer le reporting des opérations
  • Assurer le suivi administratif des opérations de la partie étude de projet et de la partie travaux jusqu'à la livraison,
  • Assurer la gestion administrative des dossiers de consultation, d’appel d’offre et de suivi des marchés selon procédures adaptées
  • Le suivi administratif et financier des opérations :

  • Préparation et suivi des dossiers de financement y compris préparation du dossier à déposer,
  • Dépôt et suivi de l'instruction des permis de construire, affichage, constats, déclaration préalable...
  • Gestion des bons de commande, marchés, OS, avenants, suivi des demandes de sous-traitance, dans le respect de l’articulation des missions entre Maitrise d’ouvrage et Secrétariat général,
  • Accompagnement sur les branchements et débranchements des concessionnaires,
  • Préparation de la clôture administrative et financière des opérations
  • Traiter directement certains dossiers et en assurer l'organisation et le suivi :

  • Garantir la mise à jour des informations relatives aux opérations de maîtrise d’ouvrage figurant dans les outils métiers (notamment ESTIA et SPO),
  • Centraliser et mettre les jours les données nécessaires à la constitution du dossier de commercialisation des opérations
  • Référent(e) MARCOWEB au sein du service pour centraliser les achats et réaliser les saisies dans l’outil,
  • Elaboration, suivi et clôture des dossiers d’assurance pour toute nouvelle opération
  • Planification et préparation de la livraison client dans le respect de l’articulation des missions entre Maîtrise d’ouvrage et Direction Commerciale,
  • Planification et préparation des présentations des différents comités et revues de projet,
  • Etablissement des dossiers de valorisation des CEE.

    Cette liste n’est pas exhaustive et pourra être modifiée selon les besoins de la société.

    Profil recherché

    Compétences requises

  • Capacité à travailler en équipe projet,
  • Maitrise des aspects techniques et classiques de secrétariat
  • Compétences particulières liées à l'activité du service (montage de projet, marché de travaux, marchés publics, assurance, déroulement d’un programme immobilier )
  • La connaissance de SPO serait un plus (Salvia Pilotage Opérations)
  • Formation et expérience :

    2 ans d’expérience chez un bailleur social / architecte / promoteur / et plus largement dans le BTP

    Bac + 2 Assistant(e) de Direction, Assistant(e) de gestion

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