Description
Les Secrétaires médicaux accueillent les patients qui se présentent dans des centres hospitaliers, des cliniques médicales et des cabinets de médecins ou d’autres professionnels de la santé, comme les Dentistes. Ils prennent et confirment les rendez-vous médicaux et dirigent les patients et visiteurs vers les emplacements appropriés.
Ce sont également les Secrétaires médicaux qui recueillent les paiements des services facturés et qui assurent la sécurité de l’ère de réception, en plus d’être généralement responsables du bon maintien des listes d’accès et autres registres. Ils peuvent se voir confier d’autres tâches administratives, lorsque cela est nécessaire.
Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des missions récurrentes que les Secrétaires médicaux doivent réaliser.
- Prendre et confirmer les rendez-vous des patients, par téléphone ou par courriel, qu’il s’agisse d’examens de routine, de visites sans rendez-vous ou de patients nécessitant des soins d’urgence :
- Faire correspondre les besoins du patient aux spécialités et disponibilités des médecins pratiquants ;
- Exiger du patient qu’il se procure préalablement les documents nécessaires au bon déroulement de son rendez-vous ;
- Informer le patient du statut de son rendez-vous ou du temps d’attente lié à l’obtention de documentation ;
- Fournir les informations nécessaires au référencement du patient vers d’autres spécialistes de la santé (radiologues ou oncologues, par exemple).
- Accueillir les patients avec courtoisie et professionnalisme, puis les inscrire sur la liste d’attente, s’il y a lieu :
- Poser des questions ou distribuer un formulaire afin de recueillir des données supplémentaires permettant de mieux identifier les symptômes et l’état de santé du patient ;
- Préparer le dossier du patient et mettre certaines informations à jour, s’ils y sont autorisés ;
- Aider les patients à compléter des formulaires d’assurance et tout autre document similaire.
- Accompagner les patients aux salles d’examen ou de traitement ou leur indiquer où se trouvent ces salles.
- Répondre aux questions des patients en personne, par téléphone ou par courriel :
- Informer les patients de tout coût relatif aux traitements, des montants demeurant impayés, ou de toute autre particularité rattachée à leur dossier.
- Tenir à jour l’inventaire des fournitures et des équipements médicaux :
- Commander les fournitures manquantes et remplacer le matériel endommagé, lorsque cela est nécessaire ;
- Mettre en place tout nouvel équipement et se débarrasser de l’ancien, s’il y a lieu ;
- Dans certains cas, jeter les seringues et autres objets ayant été en contact avec des liquides biologiques, et ce selon les protocoles établis.
- Effectuer des tâches administratives reliées à leurs fonctions, comme la saisie de données, la facturation de frais médicaux, ou encore la classification des dossiers des patients :
- Gérer tous les courriels et appels entrants et sortants, ainsi que les envois postaux et les fax ;
- Préparer, modifier et réviser des documents administratifs et médicaux, incluant la transcription de rapports médicaux, le cas échéant ;
- Rédiger et mettre à jour toutes formes de correspondance, incluant les avis d’examen ou les formulaires devant être acheminés à de tierces parties ;
- Compiler différentes données et en effectuer la saisie ;
- Classer et numériser les dossiers des patients et autres documents médicaux de manière à les retrouver rapidement et facilement.
Missions quotidiennes
- Répondre à toutes les demandes et questions, que ce soit en personne, par téléphone ou par courriel.
- Contacter et effectuer un suivi auprès des patients et de leurs proches, mais également auprès des fournisseurs et des compagnies d’assurance, lorsque cela est nécessaire.
- Prendre et confirmer des rendez-vous, qu’il s’agisse d’examens de routine, de visites sans rendez-vous ou de patients nécessitant des soins d’urgence.
- Accueillir et inscrire les patients et les diriger vers les ressources appropriées.
- Traiter et préparer les dossiers des patients.
- Recueillir les paiements pour tout service facturé et inscrire les sommes payées et impayées dans les dossiers du patient, remettant une facture à celui-ci lorsque cela est nécessaire.
- Tenir à jour l’inventaire des fournitures et équipements médicaux.
- Effectuer toute autre tâche administrative reliée à leurs fonctions, comme la saisie de donnée et la création de rapports.
Le salaire moyen pour les emplois Secrétaire Médical est 29 951 € par année ou 15 € par heure. Ceci est environ 1.4 fois plus que le salaire médian du pays. Les postes de niveau débutant commencent à 21 000 € alors que les employés les plus expérimentés gagnent jusqu'à 42 000 €. Ces résultats sont basés sur 154 salaires extraits d'offres d'emploi.
- Compétences en relations interpersonnelles et en communication :
- S’exprimer de façon claire et avec transparence, autant à l’oral qu’à l’écrit, dans le but d’établir une présence réconfortante auprès des patients et de leurs proches, répondant aux questions de ceux-ci afin d’apaiser leurs inquiétudes, lorsque cela est nécessaire ;
- Offrir un service à la clientèle impeccable afin de prodiguer des soins répondant aux plus hauts standards de qualité et de sécurité, en traitant chaque patient avec respect et dignité ;
- Faire preuve de tact, de patience et de professionnalisme en s’adressant aux collègues, aux patients et aux proches de ces derniers, de façon à communiquer de manière efficace et collaborative ;
- Savoir véhiculer une image positive de façon à établir et à maintenir des relations professionnelles agréables avec un grand nombre de personnes aux attributs variées.
- Grand souci du détail :
- Être capable de suivre des instructions de manière précise et soignée ;
- Effectuer une saisie de donnée efficace et exempte d’erreurs, en relisant rigoureusement les informations inscrites ;
- Être capable de rester concentré lors de tâches répétitives.
- Sens de l’organisation et bonne gestion du temps :
- Prioriser et planifier les missions de façon à maximiser le temps dédié au travail ;
- Effectuer plusieurs missions simultanément, tout en étant capable de bien gérer la pression qu’engendre un environnement de travail dynamique.
- Capacité d’analyse et compétences en résolution de problèmes :
- Savoir lire, interpréter et regrouper l’information efficacement ;
- Pouvoir présenter clairement des données numériques ;
- Repérer et résoudre les problèmes rapidement ;
- Identifier les lacunes de certains procédés administratifs et proposer des solutions pour en améliorer l’efficacité.
- Compétences administratives :
- Démontrer une connaissance approfondie des applications de traitement de texte, de feuilles de calcul, de base de données, ainsi que les systèmes d’information hospitaliers ;
- Pouvoir dactylographier avec exactitude un minimum de 40 mots à la minute.
- Bonne éthique de travail et haut niveau de professionnalisme :
- Traiter les informations confidentielles de manière appropriée.
En plus de posséder les qualités énumérées ci-dessus, les Secrétaires médicaux doivent également démontrer une compréhension approfondie de la terminologie médicale et doivent aussi se conformer aux différentes lois en vigueur, notamment à ce qui a trait aux standards de santé et de sécurité.
Il est possible pour les Secrétaires médicaux de compléter l’éducation nécessaire à l’exercice de leurs fonctions via des études en secrétariat médical ou médico-sociale, en effectuant, par exemple, la formation offerte par la Croix-Rouge. Cette dernière s’étend sur une année et comprend différents stages qui leur permet d’acquérir l’expérience nécessaire à leur embauche.
Par ailleurs, des lycées publics et privés, ainsi qu’un bon nombre d’organismes, proposent également des formations d’un an. C’est le cas du Centre National d’Enseignement à distance (CNED), qui organise une formation à distance sur une année qui comprend un stage, qui prépare notamment aux concours de la fonction publique hospitalière.