Description
Les Chargés de projet événementiel s’occupent de planifier, d’organiser et de coordonner différents types d’activités (des séminaires, des conventions, des salons professionnels, des festivals ou des expositions, par exemple). De ce fait, leurs services sont fréquemment sollicités par des organisations privées ou des agences touristiques de planification d’événements. Ils travaillent généralement à leur compte et collaborent toujours étroitement avec l’industrie hôtelière où l’on retrouve la plupart des salles assez grandes pour y tenir des événements.
Les Chargés de projet événementiel coordonnent toute la logistique en lien avec l’événement : les budgets, les intervenants, l’animation, le transport, les installations, l’équipement, la décoration, la nourriture et les boissons.
Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des missions récurrentes que les Chargés de projet événementiel doivent réaliser.
- Coordonner et superviser tous les aspects en lien avec la planification de l’événement, de la liste d’invités à la nourriture servie, en passant par la réservation d’équipement et les stratégies de promotion :
- Rencontrer les clients afin de discuter des exigences de l’événement organisé ;
- Planifier la thématique, s’il y a lieu, la décoration de la salle et l’animation ;
- Contacter les services de traiteurs et engager et former le personnel nécessaire au bon déroulement de l’événement (gardes de sécurité, animateurs et techniciens audiovisuels, par exemple) ;
- Superviser les différents stades de l’événement, y compris l’établissement et le respect du budget ;
- Coordonner le matériel audiovisuel en fonction des activités prévues lors de l’événement ;
- Prendre en compte les besoins particuliers (rampes, aides, couloirs accessibles par exemple) ;
- Organiser l’accueil et l’hébergement du personnel et des invités ;
- Vérifier une dernière fois les installations avant que l’événement ne commence afin de s’assurer que cela respecte bien les attentes du client.
- Communiquer avec le client :
- Faire le lien entre les clients et l’établissement durant la totalité du processus de l’événement ;
- Communiquer de manière efficace les détails de l’événement, que ce soit au client ou à l’établissement dans lequel se tiendra l’événement
- Aviser le client de tout développement lié à l’événement en veillant à ce que toute information fournie au client soit la plus récente et exacte possible
- Répondre à toutes les questions et les demandes des clients concernant l’événement ;
- Résoudre les éventuels conflits qui pourraient surgir afin d’assurer un service de haute qualité et la satisfaction des clients ;
- Obtenir l’avis des clients à propos de la qualité du service ;
- Faire un suivi auprès des clients suite à l’événement ;
- Gérer tout aspect administratif rattaché à l’organisation d’événement :
- Estimer les coûts de l’événement ;
- Comparer les différents fournisseurs afin de déterminé quelle option sera la meilleure en termes de qualité et de prix ;
- Garder les preuves de tous les achats effectués pour l’événement et en informer les clients.
- Développer et maintenir un portefeuille fournisseurs (nourriture et boissons, animation, transport, matériel audiovisuel, etc.).
- Adhérer aux politiques, lois et règles de l’établissement.
Missions quotidiennes
- Prendre en charge tous les aspects liés à l’événement et s’assurer de son bon déroulement.
- Faire le pont entre le client et l’établissement.
- Établir et respecter le budget et l’échéancier.
- Vérifier les installations afin de s’assurer qu’elles correspondent aux attentes du client.
- Promouvoir le travail d’équipe et la qualité du service lors des échanges avec les fournisseurs et le personnel durant les différentes phases des événements.
- Développer un portefeuille fournisseurs.
Le salaire moyen pour les emplois Chargé de projet événementiel en France est 47 747 € par année ou 24 € par heure. Ceci est environ 2.2 fois plus que le salaire médian du pays. Les postes de niveau débutant commencent à 33 000 € alors que les employés les plus expérimentés gagnent jusqu'à 67 000 €. Ces résultats sont basés sur 13 salaires extraits d'offres d'emploi.
- Compétences en relations interpersonnelles et en communication :
- S’exprimer de façon claire et accueillante dans le but de faciliter les échanges avec les clients, les fournisseurs et le personnel ;
- Accorder une grande importance à la satisfaction de la clientèle ;
- Faire preuve d’écoute afin de bien saisir les préférences du client.
- Sens de l’organisation et bonne gestion du temps :
- Être polyvalent et capable de travailler sous la pression, tout en sachant s’adapter aux différents paramètres et changements de priorités qu’engendre un environnement de travail dynamique ;
- Être capable d’accomplir des tâches avec un minimum de supervision ;
- Avoir une approche structurée, réfléchie, tenant compte de chaque détail.
- Capacité d’analyse et compétences en résolution de problèmes et en prise de décisions :
- Savoir repérer et résoudre les problèmes rapidement ;
- Savoir comparer plusieurs options afin d’opter pour la plus avantageuse.
- Motivé, déterminé, honnête et toujours enclin à fournir le meilleur service.
Pour devenir Chargés de projet événementiel, il faut au minimum obtenir un BTS communication ou un DUT information-communication option communication des organisations, suivi d’une spécialisation. Une licence professionnelle métiers de la communication : événementiel permet d’accéder au poste d’assistant. Pour accéder directement au poste de Chargé de projet événementiel, un niveau Bac +3/4 est requis grâce à une formation en école de commerce ou de communication avec une spécialisation en communication événementielle ou un master du même type.
Les Chargés de projet événementiel doivent s’attendre à un horaire variable, comprenant à la fois soirs, week-ends et jours fériés. Leurs conditions de travail les forcent également à rester debout et à marcher pendant de longues heures, généralement 8 heures.